How to keep motivation during home office

Die Ereignisse vom März und April 2020 die zu einer boomenden weltweiten Pandemie führten, waren ein Schock für alle. Dienstleistungen, die persönliche Interaktionen erforderten, wurden verboten, Produktionen wurden gestoppt oder verlangsamt, Millionen von Mitarbeitern auf der ganzen Welt wurden entlassen, viele lokale Unternehmen wurden zur Schließung gezwungen. Der Internationale Währungsfonds bestätigte offiziell, dass die Welt selbst in den Krisenzeiten der Jahre 2008 und 2009 keinen so drastischen Wirtschaftsrückgang erlebt hatte.

Da sie nicht in der Lage waren, ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten, waren Tausende von Unternehmen – und auch Institutionen wie Schulen – gezwungen, ihre Mitarbeiter mit der notwendigen Ausrüstung auszustatten und sie von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Homeoffice ist kein neuer oder unbekannter Begriff, aber viele von denen, die seit Jahren von einem Büro aus arbeiten, haben das Gefühl, dass dem so ist. Erwähnenswert ist auch, dass nicht nur die Mitarbeiter ihr Berufsleben neu ordnen mussten, sondern auch die Vorgesetzten und Manager. Beide Parteien standen vor der Herausforderung, motiviert zu bleiben und ihr Arbeitsumfeld neu zu organisieren.

Das Arbeiten von zu Hause aus ist eine Herausforderung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Für einige Personen ist die Trennung von Mitarbeitern und Vorgesetzten eine ungewohnte und unbequeme Situation. Es ist nicht nur schwieriger, das persönliche vom beruflichen Leben zu trennen, sondern auch Motivation zu finden, die einen auf Kurs hält. Für Führungskräfte ist es umso schwieriger, über ihre Mitarbeiter zu wachen und dafür zu sorgen, dass ihre Produktivität auf dem gleichen Niveau bleibt, wenn sie diese nicht im Büro sehen können.

Deshalb ist es für Führungskräfte in kleinen Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Mitarbeiter auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen. Nur so kann man ihre Bedürfnisse herausfinden und die Aufgabe und Verantwortlichkeiten individuell anpassen. Wenn sie einmal herausgefunden haben, von welchem Bedürfnis eine Person angetrieben wird, können sie Aufgaben zuweisen, die zu ihrer Persönlichkeit passen und sie am Ende am besten motivieren.

Ein Mitarbeiter, der gefordert wird, wird sich nicht mit langweiligen und monotonen Aufgaben zufriedengeben. Ein Arbeitnehmer, der nach Macht strebt, wird das Unternehmen eher verlassen, wenn er sich nicht ermächtigt fühlt. Da alles während eines Lockdowns deprimierender und langweiliger erscheint, sollten sich die Manager besonders um die Personen kümmern, die die Leistung erbringen und nicht um das Ergebnis selbst.

Bedeutung der Teamarbeit

Der Schlüssel zum Erfolg in einem kleinen Unternehmen ist die Schaffung eines Teams, das wie eine gut geölte Maschine funktioniert. Einzelne Personen neigen dazu, sich stärker und selbstbewusster zu fühlen, wenn sie als eine Einheit arbeiten. Jedes Mitglied einer Gruppe verleiht verschiedenen Prozessen wie der Entscheidungsfindung, dem Entwickeln von Ideen und Lösungen einen zusätzlichen Wert.

Probleme lassen sich schneller lösen und Änderungen können reibungsloser angepasst werden. „Mitarbeiter fühlen sich auch besser bei Entscheidungen, die sie selbst treffen und halten eher an den Umsetzungen fest, die sie für sich selbst geschaffen haben, als an den ihnen aufgezwungenen“ (West, et al., 1998).

Ein Manager darf jedoch nicht vergessen, dass ein Team nicht nur deshalb erfolgreich sein wird, weil seine Mitglieder zusammenarbeiten – es muss richtig aufgebaut sein. Ein Team braucht nicht nur Menschen mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten und Kenntnissen, sondern auch Eigenschaften und Soft Skills. Stellen Sie sich vor, Sie setzen drei Grübler, die zufälligerweise auch noch introvertiert sind, in ein Team – werden sie jemals eine solide Entscheidung treffen?

Die Lösung von Digital Latam

Die Führungskräfte von Digital Latam glauben, dass der beste Weg, um Mitarbeiter und Praktikanten zu motivieren darin besteht, ihnen Raum für eigenständiges Wachstum und Selbstentfaltung zu geben und gleichzeitig indirekt ihre Bedürfnisse kennenzulernen. Den Teammitgliedern steht es frei, sich ihre Prioritäten selbst zu setzen – sie erhalten eine Aufgabe (meistens mehrere Aufgaben auf einmal, da sie an einigen Projekten beteiligt sind) und eine Frist. Dabei ist es ihnen selbst überlassen, ob sie die Ergebnisse bereits vor der Deadline oder rechtzeitig abliefern.

Sie entscheiden über den Weg oder die Art und Weise der Bearbeitung von Aufgaben und Problemen. Vor allem in den ersten Wochen der Zusammenarbeit beobachten die Teamleiterinnen und Leiter jeden einzelnen sorgfältig. Dann versuchen die Führungskräfte, ihre Mitarbeiter und Praktikanten in die ihrer Meinung nach richtige Richtung zu lenken, anstatt strenge Regeln und Erwartungen aufzustellen. Ein Beispiel dafür wäre die Übertragung von mehr Verantwortung und Macht bei der Entscheidungsfindung für ein Projekt. Sobald die Führungskräfte sehen, dass eine Person den Entwicklungsprozess in den Griff bekommt und sich mit einem Projekt wohl fühlt, geben sie ihr mehr Aufgaben und verkürzen die Fristen. In dieser Situation fühlt sich der befugte Mitarbeiter vertrauenswürdig und gebraucht.

Da die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten nicht enttäuschen wollen, sind sie immer motiviert, ihr Bestes zu geben. Außerdem geben die Führungskräfte von Digital Latam stets Feedback. Es kann zunächst überhaupt nicht wichtig erscheinen, aber es ist tatsächlich entscheidend und von großer Bedeutung. Jede Form des Feedbacks – ob positiv, negativ oder auch nur ein neutraler Kommentar – gibt dem Mitarbeiter das Gefühl, geschätzt zu werden. Wenn eine Person das Gefühl hat, dass sie und ihre Arbeit anerkannt werden, möchte sie bei den nächsten Aufgaben oder Projekten mehr von ihren Fähigkeiten zeigen.

Ausdrücke wie „Danke“ oder „Ich schätze Ihre Unterstützung in diesem Projekt“ sind entscheidend dafür, dass die Mitarbeiter sich einer anderen Aufgabe widmen wollen, insbesondere bei Personen mit hohem Zugehörigkeitsbedarf. Denn selbst nach der Erledigung einer kleineren Aufgabe fühlt man sich wertgeschätzt.

Schlussfolgerung

Sowohl das Arbeiten als auch die Leitung einer Firma von zu Hause aus sind eine große Herausforderung. Es ist jedoch die Pflicht des Vorgesetzten, seine Mitarbeiter zu leiten und zu motivieren. Im Hinblick auf ein Kleinunternehmen ist eine der besten Möglichkeiten, um dies zu erreichen, die Mitarbeiter zu beobachten und sie auf einer persönlichen Ebene kennen zu lernen. Sobald die Vorgesetzten die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erkennen, können sie die Aufgaben richtig verteilen und auf noch bessere Ergebnisse hoffen.

Ein weiterer Schritt zur Vorbereitung einer guten virtuellen Arbeitsumgebung besteht darin, Vertrauen aufzubauen und ständige Unterstützung und Wertschätzung gegenüber den Angestellten zu zeigen. Darüber hinaus ist ein weiterer Schlüsselpunkt zu einer erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit die richtige Kommunikation. Nicht über mögliche Probleme oder Hindernisse zu sprechen, führt zu Chaos und Missverständnissen. Mitarbeiter müssen die Gewissheit haben, dass sie mit ihren Vorgesetzten auch über sensible Themen kommunizieren können. Je tiefer das Vertrauen zwischen beiden Parteien ist, desto bessere Leistungen können erwartet werden.

Die Arbeit in einem virtuellen Team bringt viele Herausforderungen mit sich. Wenn Sie Ihre Kollegen nicht persönlich sehen können und Ihnen die sozialen Interaktionen fehlen, kann es schwierig sein, gegenseitiges Vertrauen zu gewinnen und Beziehungen aufzubauen. Wenn nicht richtig damit umgegangen wird, kann dieser Mangel an Vertrauen alles untergraben, was das Team zu erreichen versucht.

Eine weitere große Herausforderung ist die Kommunikation, insbesondere wenn ein Team Mitglieder aus verschiedenen Ländern und Kulturen umfasst.  Selbst bei Videokonferenzen ist es schwierig, den visuellen Kommunikationskanal (wie Körpersprache und Gesichtsausdrücke) zu erfassen, der wichtige Informationen wie die Stimmung des Gegenübers liefert. Das kann zu Schwierigkeiten bei der Äußerung der eigenen Meinung, dem Lösen von Konflikten im Team und der Motivation führen.

Diese Soft Skills helfen Ihnen, in einem virtuellen Team effektiv zu arbeiten:

  • Aktive Kommunikation und Zuhören: Effektive Kommunikation ist in einem virtuellen Team wichtig. Offene Kommunikation hilft Ihnen nicht nur Missverständnisse zu vermeiden, sondern erhöht auch Ihre Effektivität. Denken Sie daran, dass das Schreiben von Nachrichten oder E-Mails nicht dasselbe ist wie ein persönliches Gespräch – stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften verständlich, spezifisch und höflich sind.
  • Konfliktlösung: Sie sollten in der Lage sein, mit Konflikten in Ihrem Team objektiv und fair umzugehen. Es geht nicht immer darum, wer Recht und wer Unrecht hat, sondern darum, die beste Lösung für das gesamte Team und die Organisation zu finden.
  • Emotionale Intelligenz: Manchmal müssen Sie heikle Fragen oder Themen mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen oder Mitarbeitern besprechen. Wenn dies geschieht, denken Sie darüber nach, wie Sie kommunizieren werden.
  • Ehrlichkeit: Sie sollten stets sich selbst und Ihrem Team gegenüber ehrlich sein. Oft ist es besser, Bedenken direkt zu äußern, wenn sie auftreten. Seien Sie durchsetzungsfähig, und lernen Sie, mit Ihren Emotionen umzugehen.

Virtuelle Teams bei Digital Latam

Da wir ein internationales Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland und Spanien sind, gehört das Arbeiten in einem virtuellen Team für uns zum Alltag. Wir stellen neue Teammitglieder über Online-Interviews ein, coachen sie über Online-Trainings und erreichen unsere Ziele, während wir von verschiedenen Ländern aus arbeiten. Das macht uns zu vertrauenswürdigen Experten auf diesem Gebiet. Darüber hinaus haben wir zahlreiche Kurse zu diesem Thema entwickelt. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ein virtuelles Team aufzubauen und zu leiten – zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Top 5 soft skills

Heutzutage gibt es einen starken Wettbewerb um Arbeitsplätze, daher ist es wichtig, sich von der Masse abzuheben. Der Lebenslauf ist das Erste, worauf ein Interviewer bei der Auswahl eines Kandidaten schaut, deswegen sollte Ihr Lebenslauf deren Aufmerksamkeit so schnell wie möglich wecken. Dazu empfehlen wir nicht nur eine gute Struktur und Organisation des Inhalts, sondern auch den Inhalt selber, gut zu durchdenken und ansprechend zu formulieren.

Die Kandidaten haben unterschiedliche Bildungsniveaus, mehr oder weniger Arbeitserfahrung; aber irgendwann sehen ihre Lebensläufe gleich aus. Aus diesem Grund müssen Sie sich darauf konzentrieren, was Sie von den anderen unterscheidet

Wenn Sie möchten, dass Personaler Ihre Bewerbung berücksichtigen, sollten Sie verschiedene Arten von Soft Skills in Ihren Lebenslauf aufnehmen. Leider wurden die psychologischen Aspekte der beruflichen Fähigkeiten oft unterschätzt, was die falsche Vorstellung verbreitet hat, dass Fachleute sich nur „greifbares“ Wissen aneignen sollten, das durch Schulungen und Kurse erworben wurde – und dabei keinen Fokus auf ihre persönlichen Qualitäten legen sollten.

Was sind die auffallendsten Soft Skills? Hier sind unsere Top 5, die Sie in Ihrem Lebenslauf verwenden können:

Emotionale Intelligenz: Sie bezieht sich auf die Fähigkeit, sowohl die eigenen Emotionen als auch die der anderen zu erkennen und zu managen. Für Ihren Arbeitsplatz bedeutet dies, dass Sie rational und unparteiisch sind und mit den Höhen und Tiefen umgehen können, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Problemlösung: Ganz egal, um was für eine Aufgabe es sich handelt, irgendwann wird etwas nicht so laufen wie geplant und Arbeitgeber wollen sicher sein, dass Sie in der Lage sind, eine schnelle und effektive Lösung ohne stressige Reaktionen zu finden. Tatsächlich gibt es Arbeitsplätze, deren wesentlichen Aufgabe in der Problemlösungsfindung für das Unternehmen oder die Kunden besteht.

Kritisches Denken: In der Lage zu sein, rational und reflexiv zu denken, ist die Grundlage des kritischen Denkens. Arbeitgeber wollen Arbeitnehmer einstellen, die weiter denken und somit voraus planen können. Das bedeutet auch, die besten Schritte festzulegen, die erforderlich sind, nicht nur um Probleme zu vermeiden, aber auch um produktiv und effektiv zu sein.

Die Flexibilität: Viele Organisationen und Branchen begehren Mitarbeiter, die dynamisch sind und sich an jede Situation anpassen können oder die die natürliche Fähigkeit besitzen, eine Vielzahl von Methoden und Ansätzen unter verschiedenen Umständen anzuwenden, um das beste Endergebnis zu erzielen.

Organisation: Es geht nicht nur darum, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben, sondern auch darum, Aufgaben und Projekte für Ihre Mitarbeiter und für Sie selbst zu organisieren, Termine einzuhalten und die Fähigkeit zu besitzen, sich selbst zu präsentieren. Wenn Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen wollen, ist ein gut strukturierter Lebenslauf sicherlich hilfreich.

Wie werden diese Fähigkeiten bewertet?

Nach Durchlaufen eines mehrstufigen Auswahlverfahrens ist das persönliche Vorstellungsgespräch in der Regel der letzte Schritt vor der Zusage der Stelle.

Viele Personaler führen Persönlichkeits- oder Fertigkeitstests durch und beobachten anhand dieses Instruments, wie Sie sich verhalten und welche sozialen Fähigkeiten Sie besitzen. Sie können auch gezielte Fragen stellen bezüglich:

-Verhalten in der Vergangenheit: wie Sie Misserfolge überwunden haben und wie Się sich verhalten haben.

-Erstellung von hypothetischen Szenarien, um zu wissen, was Sie tun würden und wie Sie mit der Situation umgehen würden.

-Allen Kandidaten die gleichen Fragen stellen, damit sie sie miteinander vergleichen können. Die Arbeitgeber verwenden auch ein Bewertungssystem für alle Anwerber, um die Kriterien zu standardisieren.

Besonderheiten in der Vorbereitung auf ein virtuelles Vorstellungsgespräch:

  • Die Vorbereitung: Wenn Sie vor einem Online-Interview stehen, denken Sie wahrscheinlich, dass es nicht so viel Vorbereitung benötigt wie ein persönliches Interview und dass es bloß eine „oberflächliche Diskussion“ beinhalten wird… Falsch! Ein Online-Interview kann sogar ein persönliches Interview anspruchsmäßig übertreffen, deshalb sollten Sie es nicht unterschätzen, sondern sich ausreichend Zeit für seine Vorbereitung nehmen. Erkundigen Się sich über das betreffende Unternehmen, überprüfen Się Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten und üben Się Ihre Antworten auf mögliche Fragen, dies können gute Ausgangspunkte sein.
  • Die Atmosphäre: Bei einem persönlichen Gespräch befinden Sie sich in einer „kontrollierten“ Umgebung, etwas, das während des Online-Interviews nicht gegeben ist, wo Sie für die Kontrolle der Situation auf Ihrer Seite des Bildschirms verantwortlich sind und jeglichen Lärm oder Unterbrechungen vermeiden müssen. Wählen Sie daher einen klaren und sauberen Ort, an dem sich keine Störungen in Ihrer Nähe befinden, die ablenken könnten. Versuchen Sie auch, einen Ort ohne helle Farben, Geräusche oder Verzerrungen zu wählen.
  • Stimme: Im Verlauf eines persönlichen Gesprächs ist Ihre Stimme eine der persönlichen Eigenschaften, anhand derer Sie bewertet werden. In einem Telefoninterview wird sie eine größere Bedeutung erlangen, da sie einer der wenigen externen Indikatoren ist, die von Ihrem Gesprächspartner bewertet werden können. Um zu vermeiden, dass Ihre Stimme eine gewisse „emotionale Spannung“ widerspiegelt oder monoton, schwach und/oder zögerlich klingt, nehmen Sie sich vor dem Interview auf und hören Sie sich selbst zu – auf diese Weise können Sie jede Veränderung im Tonfall korrigieren.
  • Äußeres Erscheinungsbild: Auch wenn das Tragen eines professionellen Outfits kein Muss ist, da der Gesprächspartner Się nicht sehen kann, ist es immer ratsam sich entsprechend zu kleiden. Ob Sie es glauben oder nicht, dieser Faktor wird sich in Ihrer Stimme und Einstellung widerspiegeln!
  • Nonverbale Sprache: Versuchen Sie, eine optimale Körperhaltung einzunehmen, auch wenn Sie Fragen beantworten, in denen Sie sich unwohl oder gestresst fühlen. Und lächeln Sie, wenn es angebracht ist! Beides wird Ihnen zusätzliche Energie und Dynamik verleihen.

Wie kann Digital Latam Ihnen helfen?

Digital Latam hat sehr viel Erfahrung darin, Bewerber virtuell zu interviewen: Wir können Sie darüber aufklären, auf welche Qualitäten Sie achten sollten und was Sie von Bewerbern erwarten können. Darüber hinau können wir Sie auch darüber beraten, was Personaler suchen, wie Sie sich auf Vorstellungsgespräche vorbereiten oder lehren, wie Sie sich hervorheben können. Zögern Sie nicht, uns Ihre Fragen zu stellen und wir helfen Ihnen gerne bei der Bewerbung.

Principles to be a good team leadership

Da Telearbeit zu einer gängigen Praxis wird, müssen Teamleiter ihre Managementstrategien überdenken.  Auf der einen Seiten zeige Studien, dass virtuelle Teams Vorteile haben wie beispielsweise innovativer zu sein und sich schneller aus ihren Komfortzonen zu bewegen, auf der anderen Seite kann es gleichzeitig jedoch eine Herausforderung sein, die Zusammenarbeit des Teams zu stärken.

Da die Globalisierung immer mehr Menschen dazu zwingt, über Grenzen hinweg zu arbeiten, hängt die Innovation mehr und mehr von der Zusammenarbeit und Kooperation ab, was es für Organisationen notwendig macht, die Kommunikation zu verbessern. Dies ist für den Erfolg virtueller Teams von entscheidender Bedeutung.

Wir geben Ihnen hier die Regeln für eine erfolgreiche Führung Ihres Teams an die Hand:

  1. Wenn möglich, versammeln Sie das Team zu Beginn physisch. Es mag paradox erscheinen, aber die “Face-to-Face“ Kommunikation ist weiterhin besser als die virtuelle, wenn es darum geht, Beziehungen aufzubauen und Vertrauen zu fördern, was eine wesentliche Grundlage für effektive Teamarbeit sind. Wenn dies nicht möglich sein sollte, ist es aber auch nicht das Ende der Welt. Sie müssen dann Ihren Teammitgliedern helfen, sich sowohl persönlich als auch beruflich besser kennen zu lernen, um eine gemeinsame Vision und eine Reihe von Leitprinzipien darüber zu schaffen, wie das Team arbeiten wird.
  2. Klären Sie Aufgaben und Prozesse, nicht nur Ziele und Rollen. Alle neuen Führungskräfte sollten ihr Team auf Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten ausrichten. In virtuellen Teams ist die Koordination jedoch schwieriger, weil die Personen nicht am selben Ort sitzen. Daher ist es wichtig, den Details der Aufgabengestaltung und den Prozessen, die zu ihrer Erledigung verwendet werden, mehr Aufmerksamkeit zu schenken.
  3. Nutzen Sie die Vorteile der Kommunikationstechnologien. Die Fortschritte bei den Technologien zur Zusammenarbeit erleichtern zweifellos die Bildung virtueller Teams. Die Auswahl der „besten“ Technologien bedeutet jedoch nicht notwendigerweise, dass man sich für die neuesten oder fortgeschrittensten Technologien entscheidet. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass die neusten Technologien nicht immer die besten sind.
  4. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Teams. Wenn einige oder alle Mitglieder eines Teams getrennt arbeiten, ist es zu leicht, sich vom normalen Rhythmus des Arbeitslebens abzukoppeln. Ein Gegenmittel ist Disziplin bei der Erstellung und Anwendung von Rhythmen in der virtuellen Teamarbeit. Das bedeutet zum Beispiel regelmäßige Treffen, die jede Woche am gleichen Tag und zur gleichen Zeit stattfinden. Es bedeutet auch, die Tagesordnung der Sitzungen im Voraus festzulegen und zu teilen, klare Vereinbarungen zu Kommunikationsprotokollen zu treffen und pünktlich zu beginnen und zu beenden.
  5. Legen Sie eine gemeinsame Sprache fest. Virtuelle Teams sind oft interkulturell, was die Kommunikationsherausforderungen vergrößert. Wenn Teams jedoch an Aufgaben arbeiten, die Mehrdeutigkeit beinhalten, z.B. Ideen generieren oder Probleme lösen, ist die Möglichkeit divergierender Interpretationen eine reale Gefahr. Daher ist es wichtig, eine Sprache zu wählen, die allen gemeinsam ist, und sie aufzufordern, in ihren Antworten spezifisch zu sein, um keine Unklarheiten bei der Interpretation der Antworten zu hinterlassen.
  6. Klären und verfolgen Sie die Aufgaben weiter. Wenn Teams aus der Ferne arbeiten, ist es naturgemäß schwieriger, da es keine einfache Möglichkeit gibt, Engagement und Produktivität zu beobachten. Wie im vorhergehenden Fall kann dies zum Teil durch sorgfältige Gestaltung der Aufgaben und regelmäßige Statusbesprechungen gelöst werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn sich die Teammitglieder explizit dazu verpflichten, Zwischenziele zu definieren und ihre Fortschritte zu verfolgen. Ein nützliches Werkzeug: eine „Scorecard“, die für alle Teammitglieder sichtbar ist, unabhängig davon, welches Kommunikations-Tool sie benutzen.
  7. Ermutigen Sie zu gemeinsamer Führung. Das Definieren von Ergebnissen und das Verfolgen von Verpflichtungen bietet einen „Anstoß“, um die Teammitglieder konzentriert und produktiv zu halten; die gemeinsame Führung findet Wege, andere in die Führung des Teams einzubinden.

Mit diesen Grundprinzipien allein werden Sie jedoch nicht in der Lage sein, ein Team zu leiten; Sie müssen auch an den folgenden Qualitäten arbeiten:

  • Offene und flexible Denkweise: wichtig für Teams, die ein Produkt entwickeln oder ein Projekt schnell abschließen müssen. Seien Sie offen für verschiedene Standpunkte und Ideen, berücksichtigen Sie die Meinung jedes Mitglieds, wenn Sie Entscheidungen treffen. Alle Teammitglieder sollten ebenso offen für den kreativen Prozess sein.
  • Transparente Kommunikation: Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Kommunikation klar und unmissverständlich ist und dass Sie nicht nur Ihr Team, sondern auch sich selbst vollständig verstehen.
  • Geduld: die Dinge werden länger dauern, es kann zu zwischenmenschlichen Irritationen und Störungen kommen, die Menschen werden nicht immer sagen, was sie wirklich denken, die Treffen werden nicht immer wie geplant verlaufen, und Sie müssen positiv bleiben und sich darauf konzentrieren, Ihre Ziele zu erreichen. Geben Sie nicht auf, wenn Hindernisse und Probleme auftauchen, sondern lernen Sie aus ihnen, um sie in Zukunft zu vermeiden.
  • Fokus auf Ergebnisse: Natürlich müssen sich alle Teamleiter auf die Ergebnisse konzentrieren, aber eine der Herausforderungen bei der Leitung eines virtuellen Teams besteht darin, dass man nicht in gleicher Weise sehen kann, was die Mitarbeiter tun oder ihre Leistung überwachen kann, sodass man sie nur auf der Grundlage von Ergebnissen und Konsequenzen wirklich leiten, messen und belohnen kann.

Wie kann Digital Latam Ihnen helfen, ein erfolgreiches Team zu leiten?

Unsere Mitarbeiter bei Digital Latam sind es gewohnt, sich an die digitale Welt anzupassen. Deshalb vermitteln wir ihnen von dem Moment an, in dem ein neues Mitglied in unser Team eintritt, die notwendigen Soft Skills, damit sie in der Lage sind, als Team richtig und mit Zusammenhalt zu arbeiten. Wir zeigen ihnen gerne den Weg zu einer korrekten digitalen Koexistenz. Hier präsentieren wir Ihnen das Zeugnis einiger unserer Mitarbeiter:

„Die Arbeit in einem virtuellen Team hat meine Selbstmanagementfähigkeiten definitiv verbessert. Als Projektmanagerin muss ich immer den Überblick über die Aufgaben des gesamten Projektteams behalten und gleichzeitig die Struktur meiner eigenen täglichen Arbeit im Auge behalten. Der fehlende persönliche Kontakt zu meinen Kollegen machte dies zu einer Herausforderung. Nur durch gutes Zeitmanagement, Kommunikation und Disziplin konnte ich alle meine Aufgaben gut erledigen“.

Amelie Stemmer, Projektleiterin bei Digital Latam

Seit meinem Start bei Digital Latam konnte ich einige Softskills, die für die virtuelle Zusammenarbeit besonders wichtig sind, sowohl erlernen als auch verbessern. Während der Zeit ist mir vor allem der Aspekt der Kommunikation besonders aufgefallen. Dadurch, dass häufig über Worte kommuniziert wird und jegliche Gestik und Mimik dabei fehlt, ist es besonders wichtig auf seine Wortwahl und die Formulierungen zu achten, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen. Aber auch Aspekte der Organisation, des aktiven Zuhörens und der Flexibilität sind unteranderem sehr wertvoll für eine proaktive Zusammenarbeit.“

 Sina Küenzlen, Projektleiterin bei Digital Latam

Wenn Sie Fragen haben oder daran interessiert sind, wie unser Team Ihnen helfen kann, Ihr Teammanagement zu optimieren, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Soft skills

Was sind Soft Skills?

Soft Skills, oder „Interpersonal Skills“ sind eine Reihe von Eigenschaften, die uns als Fachleute auszeichnen und die für jede berufliche Laufbahn relevant sind. Es handelt sich dabei um Kompetenzen, die erst im täglichen Leben erworben werden und die es den Menschen ermöglichen, sich erfolgreich in die Arbeitsumgebung zu integrieren. Zu diesen transversalen Kompetenzen gehören persönliche Eigenschaften, Persönlichkeitsmerkmale und Kommunikationsfähigkeiten, die für den Erfolg am Arbeitsplatz erforderlich sind.

Im Gegensatz zu den Hard Skills, die erlernt werden, ähneln die Soft Skills den Emotionen oder Wahrnehmungen, die es den Menschen ermöglichen, andere zu „lesen“. Sie sind viel schwieriger zu erwerben, zumindest in einem traditionellen Klassenzimmer. Zudem sind sie viel schwieriger zu messen und zu bewerten.

Es sind die Talente, die es uns ermöglichen, richtig zu kommunizieren, eine Gruppe von Menschen zu führen, einen Konflikt zwischen Kollegen zu lösen oder aktives Zuhören zu motivieren und durchzuführen, so dass der Berufstätige sich in das Unternehmen integrieren kann, indem er einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Jede dieser Fähigkeiten geht Hand in Hand mit anderen, wie Stressmanagement, Motivation, Change Management, Delegationsfähigkeit und die Fähigkeit, persönlich und mit der Öffentlichkeit zu interagieren.

Weitere transversale Kompetenzen sind:

  • Teamarbeit
  • Verhandlungsgeschick
  • Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeiten zur Entscheidungsfindung und Konfliktlösung
  • Zeitmanagement (Planung, Organisation und Priorisierung der Arbeit)
  • Die Fähigkeit des Fachmanns, Informationen zu beschaffen, zu verarbeiten und zu entwickeln

Die Bedeutung von Soft Skills: Warum sind sie notwendig?

Soft skills competences

Die meisten Interaktionen mit anderen Menschen erfordern ein gewisses Maß an Soft Skills. In einem Unternehmen verhandeln Sie vielleicht über einen neuen Vertrag, präsentieren Ihren Kollegen eine neue Idee, knüpfen Kontakte für eine neue Arbeitsstelle usw.

Zusätzlich, kann ein Mangel an solchen Kompetenzen Ihr Potenzial einschränken oder sogar der Untergang Ihres Unternehmens sein. Durch die Entwicklung starker Führungs-, Delegations-, Teamwork- und Kommunikationsfähigkeiten können Sie Projekte reibungsloser durchführen, Ergebnisse liefern, die alle zufrieden stellen, und sogar Ihr persönliches Leben positiv beeinflussen, indem Sie die Art und Weise, wie Sie mit anderen interagieren, verbesseren.

Außerhalb des Büros werden Soft Skills wie Kommunikation genutzt, um Freundschaftsgruppen zu bilden und potenzielle Partner zu treffen. Sie sind sowohl in unserem beruflichen als auch im persönlichen Leben nützlich.

Soft Skills fangen an, im Rekrutierungsprozess wirklich wichtig zu werden. Die Studie „Soft skills 4 talent 2016“ des auf Talentstrategie spezialisierten Unternehmens Manpower Group, an der 3.791 Unternehmen aus 8 europäischen Ländern teilnahmen, kommt zu dem Schluss, dass diese Fähigkeiten „nützlich sind, um sich den Wettbewerbsherausforderungen der verschiedenen Sektoren und Märkte zu stellen“. Laut der Studie sollte das Profil des idealen Kandidaten vielfältig sein und über Fähigkeiten wie „Problemlösung, Zielorientierung und Zusammenarbeit“ verfügen.

Wie bekommt man sie und bildet sie aus?

Die Entwicklung von Soft Skills ist manchmal ein unbequemer Prozess, da eine Selbstreflexion notwendig ist, bevor man weiß, in welchem Bereich die Ausbildung nötig ist. Das kann zwar hart, aber vor allem lohnend sein.

Man wird nicht wissen, wie man die Soft Skills am Arbeitsplatz verbessern kann, solange man nicht weiß, welche von ihnen verbessert werden müssen. Bevor Sie also mit dem Erlernen beginnen, ist es wichtig herauszufinden, welches Training für die Entwicklung von Soft Skills am besten zu Ihnen passt.

Denke über die zwischenmenschlichen Fähigkeiten nach, in denen Sie bereits gut sind, und sei ehrlich zu dir selbst, wenn es um die Fähigkeiten geht, die in einem bestimmten Beruf nützlich sein könnten. Häufig ist eine Kombination aus Selbsteinschätzung und 360-Grad-Feedback der beste Weg, um Lücken in den Soft Skills zu erkennen.

Es gibt keinen Grund, das Haus zu verlassen (oder ins Büro zu gehen), wenn man von überall her lernen kann. Mit Hilfe einer leistungsstarken Lernmanagement-Software sind Kurse zur Vermittlung sozialer Kompetenzen zugänglich, ansprechend und unterhaltsam, unabhängig davon, wo sich der Lernende befindet oder welches Gerät er benutzt.

E-Learning hat sich als eine der effektivsten Optionen für die Entwicklung sozialer Kompetenzen am Arbeitsplatz erwiesen und hat unzähligen Unternehmen geholfen, geschäftige und verstreute Teams aufzubauen. Alles, was Sie brauchen, ist die richtige LMS (Learning Management Software).

Wie kann DL zur Verbesserung Ihrer Soft Skills beitragen?

Bei Digital Latam, einer Agentur, die sich auf digitales Lernen und Schulungen für Unternehmen spezialisiert hat, verfügen wir über alle spezialisierten Mittel und Fachleute, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter so zu schulen, dass sie die gleichen Aktivitäten von zu Hause aus durchführen können, ohne ihr Zuhause verlassen zu müssen. Wir haben Coaches, die Sie bei der Ausbildung von Arbeitnehmern und Arbeitgebern anleiten und unterstützen können.

Wegen des großen Nutzens einer angepassten und interaktiven Ausbildung verteidigen wir in unserer Agentur das Lernen aus einem praktischen Gesichtspunkt, bei dem die Mitarbeiter, sich jederzeit als Teil des Prozesses fühlen und aktiv an seiner Anpassung teilnehmen, mit Hilfsmitteln wie erklärenden Videos, realen Situationen in Filmen und einer Lernplattform, so, dass Sie den Fortschritt sehen, den Schwierigkeitsgrad anpassen und sogar Feedback per Chat geben können. Zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen, und wir werden all Ihre Zweifel ausräumen und gemeinsam diesen Weg der Ausbildung beginnen.

Remote working rights and obligations

Wer ist für Arbeitsunfälle am Arbeitsplatz von zu Hause aus verantwortlich?

Aufgrund der technologischen Entwicklung und der Globalisierung wird es immer üblicher, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen, anstatt sich in ein festes Büro zu begeben.

Die Arbeit von zu Hause aus befreit Sie jedoch nicht von der Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Die Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht für alle ihre Beschäftigten und müssen, soweit dies im Rahmen des Möglichen realisierbar ist, für eine sichere Arbeitsumgebung sorgen, die frei von Risiken für die physische und psychische Gesundheit ihrer Mitarbeiter ist. Dazu gehören unteranderem die Bewertung, Kontrolle und Minderung von Risiken an anderen Orten als dem normalen Arbeitsplatz, wie z.B. am Wohnort des Arbeitnehmers während des Arbeitstages. Die Arbeitgeber sollten die Arbeitnehmer zudem an ihre Pflichten und Obliegenheiten im Rahmen ihrer Arbeitsverträge und geltenden Richtlinien erinnern, insbesondere in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit.

Auch wenn es für Arbeitgeber schwierig sein mag, traditionelle Risikobewertungen von Gesundheit und Sicherheit in der Wohnung eines Arbeitnehmers durchzuführen, besteht im gegenwärtigen Kontext doch ein großer Bedarf.

Im Falle eines Unfalls wird die gleiche Regelung angewendet, wie die unter normalen Umständen. Bezüglich den Überprüfungszwecken kann sie jedoch zu Konflikten führen, da es schwierig ist, eine Untersuchung des Unfalls durchzuführen, denn abgesehen davon, dass es sich um den Arbeitsort handelt, verliert er gleichzeitig nicht den Status der Wohnung und seine Unverletzlichkeit.

Nichtsdestotrotz ist es Aufgabe des Arbeitnehmers, die entsprechenden Beweise des jeweiligen Zeitpunktes sowie den Ort der Arbeit, für den Unfall vorzulegen. In Bezug auf diese Frage kann die Versicherungsgesellschaft geeignete Beweise wie z.B. Aufzeichnungen über die Computerverbindung oder andere für notwendig erachtete Beweise verlangen.

Der Arbeitgeber muss auch die folgenden unwiderlegbaren Garantien geben:

– Freiwillig und reversibel (falls diese Option vor Unterzeichnung des Vertrags nicht in Betracht gezogen wurde)

– die gleichen Rechte wie bei der Arbeit von Angesicht zu Angesicht

– Ein Mindestgehalt, das Ihrer Berufsgruppe und Ihren Funktionen entspricht

– Gleiche Arbeitsbelastung und gleicher Zeitplan wie im Büro. Recht auf Verbindungsunterbrechung

Wer muss die Sicherheitsbedingungen garantieren?

 Wie wir oben erläutert haben, ergibt sich aus dem Rechtsrahmen, dass Telearbeit nicht zu einer Einschränkung der Garantien und Rechte des Arbeitnehmers führen darf.

Da jedoch die Wohnung der Arbeitsort ist, ist der Arbeitnehmer selbst für die angemessene Aufrechterhaltung der Sicherheitsbedingungen verantwortlich, da er nicht unter der direkten Aufsicht des Arbeitgebers steht. Doch selbst mit der Schwierigkeit der Kontrolle in diesem Umfeld ist es rechtlich gesehen der Arbeitgeber, der verpflichtet ist, über die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu wachen. Im Falle eines Unfalls würde man davon ausgehen, und das ist der Fall, dass er seine Wachsamkeitspflicht verletzt hat und somit eine Verletzung der Rechte des Arbeitnehmers vorliegt.

Verstoßen Sie gegen die Wachsamkeitspflicht? Wie können Sie dies verhindern?

Es mag paradox sein, dass Sie die Wachsamkeitspflicht verletzen, wenn der Arbeitnehmer Ihnen keinen Zugang zur Wohnung gewährt hat. Um dies zu verhindern, sollten Sie im Vertrag des Arbeitnehmers „die Pflicht festgelegt haben, mit dem Arbeitgeber zusammenzuarbeiten und ihm Zugang zu seiner Wohnung zu gewähren, und zwar einzig und allein zum Zwecke der Erfüllung der vorbeugenden gesetzlichen Verpflichtungen“, indem Sie darauf hinweisen, dass der Zugang unter gebührender Achtung der Privatsphäre des Arbeitnehmers erfolgen wird. Die Folgen einer solchen Nichteinhaltung für disziplinarische Zwecke müssen ebenfalls im Arbeitsvertrag festgelegt werden.

Angesichts der Tatsache, dass die Unverletzlichkeit der Wohnung ein verfassungsmäßiges Recht ist, kann wenig oder gar nichts getan werden, ohne die damit verbundenen Konsequenzen zu beeinträchtigen.

Das Problem ist schwer zu lösen, sodass es unter solchen Umständen angebracht wäre, festzuhalten, dass zumindest ein Versuch unternommen wurde, den Arbeitsplatz zu bewerten.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass

-Es muss ein wirksamer Schutz in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit gewährleistet werden.

-Um die Risiken bei der Arbeit zu kennen und minimieren, sollten Sie, als Arbeitgeber, eine Bewertung des Arbeitsplatzes vornehmen.

-Wenn der Arbeitsplatz und die Wohnung zusammenfallen, d.h. die persönliche und die Arbeitsumgebung, sollten Sie, als Arbeitsgeber, die Privatsphäre des Arbeitnehmers so weit wie möglich respektieren.

-Obwohl der Arbeitnehmer den Zutritt zu seiner Wohnung verweigern kann, ist es auch die Pflicht des Arbeitnehmers, mit seinem Arbeitgeber zusammenzuarbeiten, damit dieser seine Sicherheit garantieren kann.

-Wenn der Arbeitnehmer sich weigert, den Arbeitgeber seine Wohnung betreten zu lassen, wird empfohlen, dies ebenso zu protokollieren wie die Unmöglichkeit, die Bewertung oder Überprüfung der Berufsrisiken durchzuführen und generell seiner Schutzpflicht nachzukommen.

Wie kann Digital Latam Ihnen helfen?

Digital Latam kann Sie bei der Ausbildung in Sicherheitsmaßnahmen und -protokollen sowie bei der Prävention von Berufsrisiken anleiten und beraten. Außerdem bieten wir Arbeitgebern Schulungen und Beratung zu aktuellen Vorschriften, Sicherheitsmaßnahmen, Prozessen, Protokollen und Handlungsfällen bei möglichen Arbeitsunfällen.

Unsere Online-Trainingskurse sind maßgeschneidert und werden an Ihren Bedürfnissen angepasst. Ein weiterer Vorteil, den die Fernschulung bietet, ist, dass sie weder die Arbeitszeiten noch persönliche Verpflichtungen beeinträchtigt und jedem die Möglichkeit gibt, in seinem eigenen Tempo zu lernen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, sodass wir gemeinsam eine Lösung erarbeiten und implementieren können.

Information security and data protection

Was ist Informationssicherheit? Und warum ist sie so wichtig?

Informationssicherheit, Computersicherheit oder virtuelle Sicherheit beschreibt den Prozess, durch den die unbefugte Benutzung eines Computersystems verhindert und entdeckt wird. Mit anderen Worten, der Schutz unserer Daten vor Hackern, die mit schlechten Intentionen handeln oder die beabsichtigen, aus ihnen Profit zu schlagen. Einige grundlegende Vorsichtsmaßnahmen sind die Installation einer Antiviren- oder Firewall-Software (Teil des Computersystems, der den unbefugten Zugriff blockiert).

Der Schutz von Informationen ist äußerst wichtig. Dadurch wird der Diebstahl von Passwörtern, Bankkontonummern, Kreditkarten- und Kundeninformationen, Arbeitsunterlagen, Tabellenkalkulationen usw. verhindert. Cyberkriminelle können diese Informationen missbrauchen, indem sie Ihre Fotos oder E-Mails verwenden, um Ihrem Image zu schaden oder schädliche Inhalte zu erstellen.

Solche Bedrohungen haben eine globale Dimension und können jede Person oder Organisation überall auf der Welt betreffen. Darüber hinaus sind sie aufgrund der Unzulänglichkeit effizienter rechtlicher Mechanismen im Cyberspace schwer auszumerzen. Allein in Spanien beispielsweise haben Cyber-Angriffe im Jahr 2015 rund 14 Milliarden Euro gekostet.

Welche Bereiche umfasst die Informationssicherheit?

Die Informationssicherheit greift in den folgenden vier Säulen:

Vertraulichkeit: Nur Nutzer mit Berechtigung haben Zugang zu Ressourcen, Daten und Informationen

Integrität: Es wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Daten verändern können

Verfügbarkeit: Bei Bedarf Zugang zu den Informationen haben, aber gleichzeitig vermeiden, dass bei Ausfällen des Systems unrechtmäßige Zugriffe erlaubt werden

Authentifizierung: Es wird sichergestellt, dass Daten und Kommunikation mit verifizierten Personen aufrechterhalten werden

Im Folgenden geben wir Ihnen einige grundlegende Ratschläge für die Aufrechterhaltung und Prävention Ihrer Informationssicherheit:

– Richten Sie automatische Backups von wichtigen Daten ein.

– Installieren Sie legal erworbene Software. Die „kostenlosen“ Installationsseiten können alle Arten von Viren enthalten.

Schützen Sie Ihr WiFi-Netzwerk mit einem starken Passwort und vermeiden Sie öffentliche WiFi-Netzwerke, mit denen Sie sich außer Haus verbinden

– Wählen Sie lange und komplexe Passwörter. Wir empfehlen ein Minimum von 8 Zeichen, darunter mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen

– Achten Sie auf die Daten, die Sie in sozialen Netzwerken austauschen, da viele Cyberkriminelle sie für Angriffe verwenden können

– Verwenden Sie USB-Sticks niemals ohne ihn zuvor von einem Antivirusprogramm überprüfen zu lassen

Die Verteidigungsstrategie sollte nicht nur auf dem Schutz, sondern auch auf der Überwachung zur Verhinderung von Angriffen basieren.

Woher wissen Sie, ob Sie ins Visier genommen werden?

Data protection

Es wird geschätzt, dass 97% der Cyber-Angriffe durch Social Engineering-Techniken erfolgen, bei denen das betroffene Subjekt psychologisch manipuliert wird, um freiwillig und unbewusst Informationen zu liefern. Laut Daten, die durch einen Bericht des multinationalen Technologieunternehmens Cisco gewonnen wurden, haben etwa 6 % der Mitarbeiter zugegeben, dass sie während der Arbeit von zuhause arbeitsbezogeneDateien auf ihre PCs übertragen haben.

Einige dieser Angriffstechniken sind:

Phishing: Vortäuschung der Identität eines Unternehmens, um sie in Portalen, E-Mails, sozialen Netzwerken oder Textnachrichten zu verwenden, um Informationen zu stehlen

Vishing: Vortäuschung eines Dienstleistungsunternehmens, einer Regierung oder einer anderen Instanz, bei der das Opfer durch Telefonanrufe getäuscht wird

Vortäuschung: Schaffung eines Szenarios, in dem das Opfer, ohne sich dessen bewusst zu sein, Zugang zu seinem Computer gewährt, um Informationen zu erfassen oder Malware (bösartige Programme) zu installieren

Zeichen, die Sie wahrnehmen können, falls eine Sicherheitslücke auf Ihrem Computer auftritt:

– Es erscheinen neue Programme, die Sie nicht installiert haben

– Ihr Computer wird langsamer

– Push-up-Benachrichtigungen und Ankündigungen auf Ihrem Bildschirm vervielfachen sich

– Sie verlieren die Kontrolle über Ihre Maus oder Tastatur

Cyberkriminalität kann Ihr Business ernsthaft gefährden. Ein solcher Vorfall kann Kunden verunsichern und ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen beeinträchtigen. Wenn eine Sicherheitslücke auftritt, ist es sehr wichtig, die für den Datenschutz in Ihrem Land zuständige Stelle zu benachrichtigen. Andernfalls riskiert Ihr Unternehmen eine Sanktionierung.

Wenn Sie diese Tatsache innerhalb der vorgegebenen Frist melden, dann:

  1. Verringern Sie die Strafe, die Ihr Unternehmen erhalten könnte
  2. Bereinigen Sie das Bild, das sich die öffentliche Meinung bildet

Wie kann Digital Latam zum Schutz Ihrer Daten beitragen?

Zu Beginn führen wir eine gründliche Analyse Ihres Falls durch und entwickeln auf der Grundlage Ihrer Bedürfnisse maßgeschneiderte Kurse, die variieren können von:

  1. Richtlinien darüber, was Sie nicht tun sollten, um Ihre Privatsphäre zu verletzen
  2. Anleitungen für Mitarbeiter, um zu wissen, worin die Bedrohungen bestehen, welche Folgen sie haben und wie sie verhindert werden können
  3. Virtuelle Sicherheitskonferenzen, auf denen wir über die Verwendung und die Bedeutung der Generierung sicherer Passwörter, die richtige Verwendung einer Cloud und Empfehlungen zur optimalen Verwaltung der Geräte informieren

In ähnlicher Weise können wir durch Plattform-Awareness-Workshops einen Sicherheits-Awareness-Plan erstellen, der nicht nur das IT-Sicherheitsteam, sondern alle Bereiche und Abteilungen einbezieht. All dies wird durch Szenarien geschehen, die die Mitarbeiter durch Aktivitäten und Tests schulen, damit sie nicht zur Zielscheibe von Cyber-Angriffen werden.

Auf der anderen Seite kann Digital Latam Sie  aufgrund langjähriger Erfahrung bei der Erstellung von Firmen-E-Mails mit hochsicheren Passwörtern unterstützen. Außerdem empfehlen wir ihnen die besten Patches und Sicherheitssoftware für ihre Geräte.

Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, und wir werden Ihre Fragen und Zweifel im Zusammenhang mit Informationssicherheit gemeinsam lösen.

Free workers and virtual meetings

Welche Prozesse sind notwendig?

 Virtuelle Meetings sind eine großartige Option für Unternehmen. Sie boomen aufgrund der aktuellen-Situation angesichts Covid-19 sowie dank des technologischen Fortschritts, den wir erleben. Das Aufkommen von Software und Produktivitätswerkzeugen erleichtert unsere täglichen Aufgaben und wird nun auf einen virtuellen Arbeitsraum angewandt.

Es wurde festgestellt, dass die Kosten für den Betrieb mit einem virtuellen Netzwerk viel geringer sind als die Kosten für den Betrieb von herkömmlichen Arbeitssituationen. Außerdem ermöglicht es den Unternehmen, ihre Arbeitsmethoden und Personalsuche in Bezug auf die Mitarbeiter zu erweitern.

Ein weiterer Vorteil ist eine erhebliche Produktivitätssteigerung, da diese digitalen Dienste die Arbeitnehmer vom Pendeln und von bestimmten administrativen Aufgaben befreien. Allerdings sind ein Protokoll und Betriebsregeln erforderlich, um eine produktive virtuelle Arbeitsmethode für Ihr Unternehmen erfolgreich zu etablieren.

Zunächst einmal ist es wichtig, einen ruhigen und aufgeräumten Arbeitsraum zu ermöglichen, obwohl ein offizielles, gemeinsames Büro nicht mehr erforderlich ist. Dies wird Ihnen helfen, Ihre virtuellen Aufgaben und Besprechungen mit Leichtigkeit zu erfüllen und Ablenkungen zu vermeiden.

Damit virtuelle Besprechungen ordnungsgemäß ablaufen können, muss ihnen eine gewisse Vorbereitungszeit gewidmet werden.

Zuerst müssen Sie die Plattform auswählen, die Sie benutzen werden und im Voraus folgende Angaben an alle Teilnehmer senden: den Link der Sitzung, die Startzeit und gegebenenfalls die Anmeldedaten bzw. das Passwort.

Der nächste Schritt ist die Planung und Kommunikation der Themen, die während des Treffens diskutiert werden sollen sowie die Festlegung einer Organisationsmethode, damit alle Teilnehmer ihre Meinungen und Ideen einbringen können.

Eine Methode besteht darin, die Reihenfolge in der Videokonferenz alphabetisch oder nach Bildschirmreihenfolge festzulegen.

Ebenso ist die Einführung von Grundregeln für virtuelle Besprechungen erforderlich. Es ist unerlässlich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie virtuellen Umgebungen die Verantwortung haben, maximale Aufmerksamkeit zu gewährleisten, was bedeutet, dass sie während des Verlaufs der Sitzungen keine anderen Aufgaben erledigen können.

Um Ablenkungen durch Hintergrundgeräusche in ihrer Umgebung zu vermeiden, kann den Anwesenden darüber hinaus geraten werden, ihre Mikrofone stumm zu schalten, während sie nicht sprechen.

Hier sind einige wesentliche Regeln für virtuelle Sitzungen:

  1. Benutzen Sie während der Besprechungen die Tastatur nicht, sie kann störend und ablenkend wirken.
  2. Laden Sie nur diejenigen ein, die eingeladen werden müssen. Mitarbeiter einzuladen, die nicht dabei sein müssen, ist für alle eine Zeitverschwendung.

3.Bestätigen Sie Zeitzonen für Besprechungen, gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle Teilnehmer in derselben Zeitzone befinden.

Welche Tools sind hilfreich?

Wenn es um die Auswahl interaktiver Werkzeuge für virtuelle Treffen geht, müssen wir die Funktionen, die sie bieten, sorgfältig prüfen und auswählen, welches am besten zu unseren Bedürfnissen passt. Um die Beziehungen zwischen virtuellen Teams zu verbessern, wird empfohlen, Videokonferenz-Plattformen zu verwenden. Diese fördern die Nähe zwischen den Mitarbeitern, helfen das Interesse aufrechtzuerhalten, bieten eine Personalisierung des Gesprächs und ermöglichen es Ihnen, nonverbale Signale wie Gesichtsausdruck und Körpersprache aufzunehmen, anders als in Chat- oder Audiositzungen.

Aufgrund dieser verschiedenen Kommunikationskanäle, die Sie mit Hilfe von Videokonferenzen erreichen, wird es für die Teilnehmer einfacher sein die Botschaft des Sprechers, richtig zu verstehen. Denken Sie daran, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Kommunikation aus den von Ihnen gesprochenen Wörtern besteht, umso wichtiger sind die Stimme und Intonation sowie die Körpersprache des Sprechers.

Der Physiker Leonard Mlodinow hat dies in einem Zitat gut zusammengefasst:

„Die nonverbale Kommunikation bildet eine soziale Sprache, die in vielerlei Hinsicht reicher und grundlegender ist als unsere Worte.“

Um Ihre Videokonferenzen einzurichten, finden Sie hier einige der beliebtesten Hilfsmittel:

– Zoom

– Skype

– GoToMeeting

– Cisco WebEx

Tools for virtual meetings

Darüber hinaus wird dringend empfohlen, andere zusätzliche Plattformen zu nutzen, um eine zufriedenstellende und weitreichende virtuelle Erfahrung zu sichern; Werkzeuge, um Umfragen und Abstimmungen durchzuführen, Kommentare in Echtzeit zu erfassen, Informationen zu sammeln und Notizen hinzuzufügen. Sie können nicht nur verwendet werden, um sich ein Bild von den Meinungen der Teammitglieder zu machen, sondern auch, um sie aufgrund der Interaktivität dieser Tools zur Teilnahme zu motivieren.

Einige der Plattformen, die Sie in Ihren Sitzungen ausprobieren können, sind:

– Poll Everywhere

– Linoit

– Tricider

Nachdem sichergestellt ist, dass Ihr Team in der Lage ist, auf diese ausgewählten Werkzeuge korrekt zuzugreifen, ist es notwendig, einen Plan B für mögliche technische Probleme zu entwickeln und eine Liste mit möglichen Antworten auf Fragen zur Funktionalität oder zu den am häufigsten auftretenden technischen Fehlern zu erstellen. Unterstützen Sie Ihr Team und vermeiden so Ängste und Unsicherheiten der virtuellen Arbeit.

Wer ist für das Meeting verantwortlich?

Organize virtual meeting

 Es stimmt, dass virtuelle Treffen im Vergleich zu persönlichen Treffen mehr Vorbereitungszeit und Kommunikationsstrategien erfordern. Aus dem gleichen Grund ist es notwendig, eine Person zu ernennen, die für die Koordination der Treffen verantwortlich ist und die Diskussion leiten kann, dies ist die Rolle des Moderators.

Der Moderator ist die Person, die die Kommunikation im virtuellen Arbeitsraum koordiniert und verbessert und sicherstellt, dass alle Teilnehmer einbezogen werden und die gleichen Möglichkeiten haben, ihre Meinung zu äußern.

Die Sitzungen können mit einem Eisbrecher begonnen werden. Die Eisbrecher können Aktivitäten, Spiele, Diskussionsfragen oder einfach nur Fragen sein, die individuell beantwortet werden müssen. Sie könnten zum Beispiel alle bitten, über ihren Lieblingsfilm zu sprechen oder Ihnen ein Bild ihres Haustiers zu zeigen.

Diese einfache Handlung zu Beginn führt zu einer Verbesserung der Gesprächsentwicklung, da die Teilnehmer einander nicht gut kennen oder nicht viel Zeit oder Gelegenheit hatten, sich zu unterhalten. Die Interaktion macht sie vertraut, entspannt die Atmosphäre und stärkt die zwischenmenschlichen Beziehungen.

Wie bereiten Sie die Treffen nach?

Wenn Ihre Arbeit von einem Team abhängt, ist Motivation eines der wichtigsten Instrumente, um sicherzustellen, dass die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, ihr Bestes geben. Um die maximale Motivation zur Erledigung der erforderlichen Aufgaben bei den Mitarbeitern zu erreichen, sollten Sie sicherstellen, dass ihre Aufgaben weiterverfolgt werden und ihnen somit Bedeutung suggerieren.

Ein anderer Ansatz, den wir vorschlagen, ist die Zuweisung von Fristen, z.B. „Ich brauche das bis Dienstag, dann werde ich es überprüfen“. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Leute nach einigen Follow-ups an eine bestimmte Leistung gewöhnen, sich der damit verbundenen Verantwortung bewusstwerden und dementsprechend handeln.

Es ist wichtig, während der virtuellen Treffen den Überblick zu behalten, damit die Teilnehmer angeregt werden, konzentriert zu bleiben. Um dies zu erreichen, sollten Sie die folgenden Ratschläge beachten:

– Pflegen Sie eine aktive Kommunikation

– Machen Sie Diskussionspausen und bitten Sie um Rückmeldung

– Aktivitäten einführen, die die Erinnerung von Informationen erfordern

– Stellen Sie Fragen direkt an bestimmte Personen

Deshalb ist es wirklich wichtig, auch virtuelle Treffen im Nachhinein weiterzuverfolgen. Dies kann durch eine Einzel- oder Gruppenevaluation, anonymes Feedback, die Verteilung des Protokolls oder auch durch einzelne kleinere Nachfolgetreffen erfolgen, bei denen weitere Details festgelegt werden können.

Das Protokoll des Meetings sollte Folgendes enthalten:

– Zeit und Datum des Beginns und des Endes der Sitzung

– Namen aller Anwesenden oder Abwesenheitsnotiz

– Alle Tagesordnungspunkte

– Jede Entscheidung, die getroffen wurde

– Datum, Zeit und Ort des nächsten Treffens

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern: Ein Treffen steht niemals für sich selbst, es ist ein Werkzeug, das uns hilft, Ergebnisse effizient zu erzielen.

Wie kann DL den Prozess unterstützen?

Virtuelle Besprechungen können für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen, insbesondere im Hinblick auf die Situation und die schnelle Veränderung. DL kann Ihnen bei dem Veränderungsprozess helfen, wir bieten Coachings und Trainings für virtuelle Meetings an und unterstützen Sie dabei, den richtigen Prozess zu etablieren.

Des Weiteren haben wir ein breites Angebot an Online-Kursen zum Thema virtuelles Arbeiten, die auf verschiedenste Themen eingehen. Einer der Kurse beschäftigt sich explizit mit der Organisation und Nachbereitung von virtuellen Meetings und gibt praktische Tipps und Ratschläge, die Sie direkt in Ihrem Unternehmen anwenden können. Kontaktieren Sie uns gerne und wir werden mit Ihnen gemeinsam alle Zweifel im Anpassungsprozess an die virtuelle Arbeit ausräumen.

Importance of technical skills

Warum ist es so wichtig, technische Fähigkeiten zu erwerben?

 Seit Jahrzehnten arbeiten Unternehmen und Betriebe mit mehr oder weniger komplexen Computersystemen, an denen viele Menschen beteiligt sind.

Früher konnten technische Fertigkeiten in Schriftform, Buchhaltung, Sprachen und einigen grundlegenden Computerkenntnissen zusammengefasst werden.

Heute haben sich die Arbeitsmethoden geändert, neue technische Fertigkeiten sind im Zuge dieses Wandels entstanden und werden von den Unternehmen bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter sehr geschätzt.

Abgesehen davon hindert die Mitarbeiter derzeit nichts daran, diese neuen Fähigkeiten zu erlernen, so dass die interne Ausbildung gefördert werden sollte. All dies mit dem Ziel, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt und an die neu entstehenden Bedürfnisse anpasst.

Zu diesen neuen Fertigkeiten gehören all jene, die auf der IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) basieren, die heute ein grundlegender Bestandteil der Zusammensetzung und des Betriebs eines Unternehmens ist. Dazu gehören der Umgang mit Software zur Web-Positionierung, die Gestaltung von Web-Präsentationen, Kenntnisse über den Einsatz von Anwendungen von Microsoft, Web-Entwicklung und die Grundlagen sozialer Netzwerke. Wir leben in einer zunehmend digitalen und vernetzten Welt, weshalb diese neuen Fähigkeiten immer wichtiger werden.

Was beinhalten diese technischen Fähigkeiten?

Technische Fertigkeiten, die auch als Hard Skills bezeichnet werden, sind diejenigen, die zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit eingesetzt werden. Daher werden sie nicht für alle Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens benötigt. Sie werden durch Aus– oder Weiterbildung erlernt, z.B. durch den Umgang mit Computerprogrammen, das Schreiben von Berichten, die Buchhaltung des Unternehmens und viele andere Aufgaben.

Diese Fähigkeiten sind mit einer bestimmten Arbeitsstelle verbunden. Daher sind sie es, die Ihre Mitarbeiter in der Arbeit flexibel machen und es ihnen ermöglichen, Probleme professionell zu lösen. Deshalb gilt: Je mehr Ausbildung und bessere Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter haben, desto besser wird die Arbeitsleistung sein.

Heutzutage, speziell in der Telearbeit, sind die am meisten geschätzten technischen Fähigkeiten diejenigen, die mit IKT, Informations- und Kommunikationstechnologien zu tun haben, weil ein Bedarf an interner virtueller Kommunikation zwischen den Mitarbeitern entsteht, sowie die Einführung neuer Organisationsformen und die Verbesserung der Kommunikationsnetze.

Weitere zu berücksichtigende technische Fähigkeiten sind Sprachkenntnisse, Buchhaltungs- und Finanzkenntnisse oder Schreibkenntnisse. Darüber hinaus ist es angesichts des Booms, den soziale Netzwerke in den letzten Jahren erleben, unerlässlich, sich in Google Analytics und SEO-Positionierung schulen zu lassen.

Im Folgenden nennen wir Beispiele, für die Hard Skills mit der größten Nachfrage auf dem Markt:

– Analyse großer Datenmengen: Es wird geschätzt, dass Mitarbeiter in der Lage sind, Daten von ihren Kunden oder über den Erfolg ihrer Produkte zu sammeln und zu interpretieren.

– Projektmanagement: Bedeutet eine gute Führungskraft zu sein, die weiß, wie man Aufgaben delegiert, organisiert und den Erfolg von Projekten misst.

– Technisches Schreiben: wird benötigt, wenn Sie komplexe Ideen klar und einfach erklären müssen, wobei Sie auch die grundlegenden Konzepte der SEO-Positionierung kennen müssen.

Wie wirkt sich das mangelnde Wissen eines Mitarbeiters über technische Fähigkeiten auf das Unternehmen aus?

Jeder Einzelne in einem Unternehmen muss eigene Strategien entwickeln, um seine Ziele zu erreichen. Es stimmt zwar, dass es immer Abteilungen gibt, die unabhängig voneinander arbeiten, aber insgesamt koordinieren sie sich alle miteinander. Daher ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter in den neuen Fähigkeiten geschult werden, da ihr Mangel zu Verzögerungen bei der Modernisierung führen kann und das Unternehmen dadurch den Anschluss an die Konkurrenz verliert.

Wir befinden uns in einem Prozess des ständigen Wandels, die Innovationen im Bereich der IKT schreiten ständig voran und obwohl die Unternehmen enorme Fortschritte gemacht haben, müssen Sie stets an der Spitze bleiben. In diesem Prozess werden Sie auf mehrere Schwierigkeiten stoßen, eine davon ist die Anpassung der Arbeitnehmer und ihr Umdenken, da einige vielleicht nicht bereit sind, sich zu ändern und weiterzuentwickeln.

Arbeitnehmer, die offen für den Wandel sind, werden kein Problem darstellen, da sie sich in technischen Fertigkeiten schulen lassen wollen. Sie werden vielleicht auf Schwierigkeiten stoßen, aber ihre bereitwillige Haltung wird es ihnen ermöglichen die benötigten Skills zu erlernen.

Diejenigen, die sich dem Wandel widersetzen, müssen jedoch motiviert werden. Es gibt immer neue Ansätze, um sie davon zu überzeugen, dass eine Ausbildung in technischen Fertigkeiten einen individuellen Nutzen bringen kann. Dies sollte mit spezialisierten Fachleuten, wie z.B. Coaches, geschehen, die Motivationstechniken vermitteln und mit ihnen zusammenarbeiten, um ihnen zu helfen, ihre Denkweise zu ändern.

Ebenso muss bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter berücksichtigt werden, ob die Kandidaten in diesen Fähigkeiten geschult sind oder nicht. Es bringt Ihnen einen Vorteil neue Mitarbeiter zu integrieren, die in den Arbeitstechniken bereits gut ausgebildet sind. Dies ist der Anfang, um den bevorstehenden Prozess innerhalb des Unternehmens zu stärken und die Schulung der Mitarbeiter für die übrigen Kollegen zu fördern.

Welche Maßnahmen sollte das Unternehmen ergreifen? Was ist mit jedem einzelnen Mitarbeiter?

Da die Zukunft des Unternehmens auf dem Spiel steht, müssen sich die Arbeitgeber um die Ausbildung ihrer Mitarbeiter kümmern. Daher ist eine der zu ergreifenden Maßnahmen das Angebot von Mitarbeiterschulungen. Sie sind bereits qualifiziert, aber mit der Anpassung an das digitale Zeitalter müssen sie sich alle auf die neuen Bedürfnisse einstellen.

Um dies zu erreichen, ist, wie bereits erwähnt, die Schulung Ihrer derzeitigen Mitarbeiter eine gute Möglichkeit, sie in ihren technischen Fähigkeiten zu stärken. Wir sprechen also über das Erlernen des Umgangs mit neuen Systemen oder Konzepten, die alle mit den spezifischen Tätigkeitsbereichen ihrer entsprechenden Abteilungen zusammenhängen.

Es gibt auch Maßnahmen, die Mitarbeiter selbst ergreifen können. Die erste besteht darin, das Unternehmen so zu beeinflussen, dass es den Wandel vollzieht, indem es proaktiv handelt und zu einem Teil des Unternehmens macht. Außerdem sollten Sie versuchen, mit den neuen Ideen, die um Sie herum entstehen, Schritt zu halten und Ihre eigenen Vorschläge einzubringen, die für das Unternehmen von Nutzen sein können. Im Allgemeinen sind also gute Kommunikation und Engagement der Schlüssel zum Erfolg.

Hier sind ein paar kurze Tipps, wie Sie Ihre technischen Fähigkeiten verbessern können:

  1. Melden Sie sich für Weiterbildungskurse oder Seminare an, wie sie von DL angeboten werden
  2. Planen Sie ein Selbstlernprogramm, dies ist möglich mit Hilfe von technischen Büchern und Materialien
  3. Definieren Sie Ihre Ziele – wo wollen Sie hin, was wollen Sie erreichen? Das Setzen von Zielen wird Ihnen helfen, Ihre Aufmerksamkeit und Motivation zu fokussieren.

Welche Unterstützung bietet Digital Latam?

Digital Latam, als eine auf Online-Lernen für Unternehmen spezialisierte Agentur, kann bei der Schulung von Mitarbeitern Anleitung und Ratschläge geben. Sie besteht aus einem großartigen Team von Fachleuten, einschließlich Pädagogen, Instruktionsdesignern und Bildungspersonal. Darüber hinaus bieten wir maßgeschneiderte Kurse zur Stärkung der technischen Fähigkeiten an.

Aufgrund der Bedeutung der Entwicklung neuer Fähigkeiten bieten wir Schulungen an, die sich auf einen praktischen Gesichtspunkt konzentrieren und auf die Verbesserung der Arbeitsleistung in Unternehmen abzielen. Wir verfügen auch über Fachleute, die den Prozess der digitalen Transformation unterstützen und Mitarbeitern mit negativen Einstellungen helfen können, wie zuvor oben erwähnt. Sie werden Motivationstechniken erlernen, um sich danach besser integriert und inspiriert zu fühlen.

Darüber hinaus bietet die DL Online-Schulungen an, die vollständig angepasst und für alle zugänglich sind. Diese Art der Schulung beeinträchtigt die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nicht. Jeder kann in seinem eigenen Tempo lernen. Innerhalb dieses integrierten Ausbildungskonzepts umfassen wir folgende Elemente: Lernplattform, Chat, interaktive Elemente und sogar die Nachstellung realer Situationen. Alles ist bereit für ein bereicherndes Training, damit Ihre Mitarbeiter spüren, wie nützlich es ist und was am wichtigsten ist, damit es auf ihre Arbeit anwendbar ist.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, und wir besprechen gerne Ihre Bedürfnisse bei der Verbesserung der technischen Fähigkeiten und helfen Ihnen bei der Auswahl der besten Strategien zu deren Umsetzung.

Home office : seperate private and work life

Warum ist eine gute Work-Life-Balance bei der Arbeit von zuhause aus wichtig?

Wenn Sie in einem Büro oder an einem anderen Ort als Ihrem eigenen Zuhause arbeiten, ist es einfach, Arbeit und Privatleben zu trennen. Durch den Transfer zwischen Arbeit und Zuhause oder die Nutzung eines Transportmittels, geht Ihr Gehirn davon aus, dass Sie nicht mehr arbeiten.

Während der Arbeit von zuhause aus ist diese Trennung nicht mehr vorhanden, da Sie den Wechsel der Umgebung nicht vornehmen. Deshalb ist es wichtig, ein gutes Zeitmanagement zu haben und zuhause den richtigen Arbeitsraum einrichten. Sie sollten sich auch der Tatsache bewusst sein, dass bei der Arbeit zuhause der gleiche Zeitplan eingehalten werden muss wie im Büro und Sie die gleichen Aufgaben erledigen müssen, wie Sie es gewöhnlich tun.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeit gut organisieren und planen, da sonst die Gefahr besteht, dass Sie Überstunden machen und das notwendige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben vernachlässigen. Freizeit ist sehr wichtig, um den eigenen Hobbies nachzugehen und abschalten zu können. Aber Sie dürfen nicht vergessen, dass es auch andersherum problematisch sein kann. Wenn Sie zuhause sind, gibt es viele Ablenkungen um Sie herum, die Sie daran hindern können, die erforderliche Arbeit normal zu erledigen.

Was ist virtuelle Arbeit?

Der einzige Unterschied zwischen virtueller Arbeit und der üblichen Arbeitsweise in einem Büro besteht darin, dass der virtuelle Mitarbeiter seine Aufgaben von einem anderen Ort aus erledigt, sei es zu Hause oder anderswo.

Aus diesem Grund muss jeder Mitarbeiter über eine stabile Internetverbindung und einen Zugang zu den internen Plattformen oder dem Intranet des Unternehmens verfügen, um auch außerhalb des Büros produktiv arbeiten zu können. Kommunikation ist ebenfalls grundlegend für eine gute Arbeitsleistung.

Die häufigsten virtuellen Arbeitsplätze sind jene, die im Zusammenhang mit Sprachausbildung, Übersetzungen, Callcentern, Marketing oder virtueller Verwaltung stehen.

Wie wirkt sich das auf das Unternehmen aus?

Die Arbeit der Mitarbeiter von zuhause aus birgt einige Vorteile:

Zunächst einmal steigt die Produktivität durch einfache Dinge wie das Vermeiden von Reisen erheblich, da es Zeit spart und Rückschläge wie Verkehr oder schlechtes Wetter vermieden werden. Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit noch komfortabler als im Büro, da sie sich in einer Umgebung befinden, in der sie sich entspannen können.

Zweitens bedeutet das virtuelle Arbeiten für das Unternehmen eine erhebliche Kostensenkung, da keine großen Büros für die Mitarbeiter eingerichtet werden müssen. Da auch kein spezifischer Standort erforderlich ist, können Arbeitnehmer aus den interessantesten Märkten rekrutiert werden, in dem Sinne, dass ein Unternehmen, wenn es seinen Markt beispielsweise in Lateinamerika entwickeln will, lateinamerikanische Arbeitnehmer ohne Eintrittsbarriere einstellen kann.

Natürlich gibt es gleichzeitig auch Risiken, wie z.B. Probleme mit der Internetverbindung, mangelnde Kontrolle über die Mitarbeiter und mögliche Ablenkungen, wie oben bereits erwähnt. Glücklicherweise können diese Probleme leicht gelöst werden, da technische Ausfälle bei der Internetverbindung nicht vom Mitarbeiter zu verantworten sind und genauso im Büro auftreten könnten. Bei den anderen Schwierigkeiten geht es darum, von zu Hause aus adäquate Arbeitsprozesse einzurichten, die es erlauben, diese Alternative zu optimieren. Zu diesem Zweck können den Mitarbeitern die notwendigen Tools zur Verfügung gestellt werden.

Welche Schritte sollte das Unternehmen einleiten?

Avantages and inconveniences of the home office

  1. Befähigen Sie die Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen.
  2. Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufbauen.
  3. Erzielen Sie Ergebnisse durch gutes Zeitmanagement.

Von dem Moment an, in dem das Unternehmen beschließt, virtuelle Arbeit einzuführen und die Arbeit mit persönlicher Präsenz hinter sich zu lassen, muss es berücksichtigen, dass sich die meisten seiner Mitarbeiter zunächst an diese neue Situation gewöhnen müssen. Dies ist ein Schritt, der mit größerer Vorsicht, mit einer angemessenen Schulung und natürlich mit der Einführung bestimmter Software und Tools durchgeführt werden muss. Persönliche Beziehungen sind ein sehr wichtiger Faktor, sodass Sie berücksichtigen müssen, dass die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern von wesentlicher Bedeutung ist.

Der erste Schritt entspricht der Schulung der Mitarbeiter in den neuen Formen der virtuellen Organisation, da es eine Vielzahl von Werkzeugen gibt, um die Aufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel Trello, Google Calendar, Microsoft Office online oder Dropbox. Es ist notwendig den Mitarbeitern zu demonstrieren, dass virtuelle Werkzeuge die gleiche Funktionsweise haben wie z.B. die Traditionellen: Früher haben Sie die Wochenziele an der Tafel im Korridor des Büros markiert, jetzt tun Sie dasselbe mit Trello-Karten.

Wie bereits erwähnt, ist es für ein angenehmes Arbeitsumfeld notwendig, Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern aufzubauen, noch mehr im Falle der virtuellen Arbeit. Diese Beziehungen werden durch den ständigen Informationsaustausch zwischen beiden Parteien und durch effiziente Kommunikation gestärkt.

Schließlich ist daran zu erinnern, dass das Zeitmanagement an die Erzielung von Ergebnissen gebunden ist. Deshalb müssen die Mitarbeiter managen und lernen, wie sie den Arbeitstag am besten von zu Hause aus verbringen können, um alle Ziele zu erreichen.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter im Prozess der Zeitplanung, indem Sie beispielsweise Management-Tools (wie z.B. Trello oder Jira) einführen und diese auch gemeinsam nutzen. Eine bewährte Möglichkeit ist hierbei, für jedes Projekt ein Board zu erstellen und mit allen Beteiligten zu teilen. Die jeweiligen Aufgaben sollten mit dem aktuellen Status (z.B. „To do“, „Erledigt“ oder „Problem zu lösen“), den zuständigen Team-Mitgliedern und der geplanten Deadline versehen werden. Somit ist jeder immer auf dem aktuellsten Stand, kennt die Aufgaben der Kollegen und doppelte Arbeit wird vermieden, was bei virtueller Zusammenarbeit oft ein Problem darstellt.

Dabei sollte das Unternehmen das Wohl der Mitarbeiter niemals aus den Augen lassen. Werden Mitarbeiter zur Einhaltung der Arbeitszeiten und zur individuellen Trennung des Arbeits- und Privatlebens bestärkt, führt das zu höherer Zufriedenheit, sowohl persönlich als auch professionell. Folglich wird dadurch nebenbei nicht nur die Produktivität, sondern auch das Image des Unternehmens verbessert.

Welche Schritte sollte der Mitarbeiter unternehmen?

How to find the Work Life Balance

  1. Wählen Sie einen separaten Raum nur für die Arbeit.
  2. Informieren Sie Ihre Freunde und Familie über Ihre Arbeitszeiten.
  3. Stellen Sie Ihr privates Telefon stumm.

Natürlich gibt es wie in jedem Vertrag zwei Parteien und nicht alles hängt vom Unternehmen ab. Auf Seiten des Arbeitnehmers muss ebenso professionell gehandelt werden. Darüber hinaus gibt es bestimmte Änderungen, die zuhause vorgenommen werden sollten, um sie an die Erfordernisse der Arbeit anzupassen.

– Der Arbeitsbereich. Die Wahl eines bestimmten Standorts hilft Ihnen bei der Anpassung an die Arbeit. Ideal ist es, einen Raum zu wählen und nur für die Arbeit einzurichten, wo Sie einen Schreibtisch, genügend Platz und gute Belüftung haben. Wo Sie sich außerdem wohl fühlen und motiviert sind, die Aufgaben auszuführen.

– Stellen Sie einen Arbeitsplan auf und teilen Sie diesen Ihren Freunden und Verwandten mit. So wie diese Sie im Büro nicht stören, sollten sie auch jetzt Ihre Arbeit nicht stören. Kleiden Sie sich so, wie Sie sich für das Büro anziehen würden. Es wird Ihnen helfen, aufzuwachen und zu erkennen, dass der Tag beginnt und Sie sich auf die nächste Tätigkeit konzentrieren, die Sie tun: die Arbeit.

– Machen Sie von Zeit zu Zeit Pausen. Eine Möglichkeit ist, die gleichen Pausen wie im Büro beizubehalten: Mittagessen und Kaffeepause. Es ist wichtig, dass die Pausen nicht länger als nötig dauern und nicht in kurzen Zeitabschnitten wiederholt werden, da sonst Ihre Leistung nachlässt.

– Vermeiden Sie Ablenkungen. Einige Möglichkeiten sind die Stummschaltung des privaten Telefons, die Deaktivierung von Verbindungen zu Streaming-Plattformen (Netflix, HBO…) und das Vermeiden sozialer Netzwerke auf dem Computer. All diese Aktivitäten können in Ihrer Freizeit und in den Pausen durchgeführt werden. Sie sollten auch Multitasking vermeiden, während Sie arbeiten und keine anderen Aufgaben im Haushalt durchführen: Sie können sie vorher oder nachher erledigen.

– Suchen Sie sich Aktivitäten, die Sie nach dem Arbeitstag ausführen können und denken Sie daran, wann Sie die Arbeit beenden sollten. Einen Zeitplan einzuhalten, obwohl Sie zuhause sind, fördert die Konzentration und Effizienz der arbeitsbezogenen Aufgaben.

Durch die richtige Balance zwischen Arbeit und Freizeit werden Sie motivierter und gleichzeitig zufriedener sein.

Und keine Sorge, Sie werden sehen, dass das Arbeiten von Zuhause aus ohne Prokrastination durchaus möglich ist! Versuchen Sie, diese Tipps im Arbeitsalltag Schritt für Schritt umzusetzen und Sie werden sicher schnell eine Steigerung des persönlichen Wohlbefindens und gleichzeitig der Produktivität spüren.

Welche Unterstützung bietet Digital Latam?

Wie bereits erwähnt, liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, seinen Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge zur ordnungsgemäßen Ausführung ihrer Arbeit zur Verfügung zu stellen. Eines dieser Instrumente ist eine Schulung, die darauf ausgerichtet ist, die für diese neue Arbeitsweise am meisten benötigten Soft Skills wie Professionalität, Verantwortung, Konzentration und virtuelle Organisation zu stärken.

Bei Digital Latam, einer Agentur, die auf digitales Lernen und die Schulung für Unternehmen spezialisiert ist, verfügen wir über alle Tools und Fachkräfte, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter so zu schulen, dass sie die gleichen Tätigkeiten bei virtueller Arbeit durchführen können, auch ohne persönlich im Büro anwesend zu sein.

Wegen des großen Nutzens einer angepassten und interaktiven Ausbildung fokussieren wir in unserer Agentur das Lernen auf die praktische Anwendung, bei dem sich die Mitarbeiter, die nun Lernende sind, jederzeit als Teil des Prozesses fühlen und aktiv an seiner Anpassung teilnehmen. Dies erreichen wir mit Hilfsmitteln wie Erklärvideos, realen Situationen in Filmen und einer Lernplattform, die stets den Fortschritt anzeigt, den Schwierigkeitsgrad anpasst und sogar Feedback über den Chat gibt.

Zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen und wir werden alle Zweifel, die Sie bei der Einführung virtueller Arbeit haben, aus dem Weg räumen. Wir unterstützen Sie gerne und arbeiten mit Ihnen zusammen, bis Sie Ihre Ziele erreicht haben.