Free workers and virtual meetings

¿Qué proceso es necesario?

Las reuniones virtuales son una gran opción para todo tipo de empresas. Están en auge debido a la situación que vivimos y gracias a los avances tecnológicos de los que disponemos. La creación de software y herramientas de productividad facilitan nuestras tareas cotidianas, aplicadas ahora a un espacio de trabajo virtual.

Encontramos que el coste de operar con una red virtual es muchísimo menor del que supone el funcionamiento presencial. También, permite a las empresas ampliar las opciones de trabajo y de contratación de empleados.

Otra de sus ventajas es un notable aumento de la productividad, ya que, estos servicios digitales liberan a los trabajadores de desplazamientos y de ciertas tareas administrativas. No obstante, es necesario instaurar un protocolo y unas normas de funcionamiento para establecer con éxito un método de trabajo virtual productivo en su empresa.

Antes de nada, lo ideal es habilitar un espacio de trabajo tranquilo y despejado, a pesar de que ya no se dispone de una oficina presencial. Esto se ayudará a llevar a cabo sus tareas y reuniones virtuales con mayor facilidad, evitando distracciones.

Para que las reuniones virtuales sean realizadas correctamente, es preciso dedicarles cierto tiempo de preparación.
Primero, selecciona la plataforma que usará, y después, es necesario enviar, con suficiente antelación, los detalles de inicio de sesión a todos los participantes: el enlace de la reunión, la hora de inicio y la clave o contraseña (si fuese requerida).

Lo siguiente, es planificar los temas a tratar durante la reunión y establecer un método de organización para que todos los asistentes puedan aportar su opinión o ideas al respecto. Uno de los métodos propuestos es asignar turnos por orden alfabético o por orden de visualización en la pantalla de la videoconferencia.

Asimismo, se requiere la implantación de unas reglas básicas para las reuniones virtuales. Es primordial recordar a los empleados que, aunque se hallen en un entorno virtual, tienen la responsabilidad de prestar la máxima atención, lo que descarta que estos puedan realizar otras tareas mientras transcurren las reuniones.

Además, para evitar distracciones debido a los ruidos de fondo que pueda tener cada uno por su entorno, se puede sugerir a los allí presentes que silencien sus micrófonos mientras no hablen.

Aquí hay algunas reglas esenciales para las reuniones virtuales:

  1. No use el teclado durante las reuniones, puede molestar y distraer durante las reuniones.
  2. Invitar sólo a quien sea necesario. Invitar a gente que no necesita estar supone una pérdida de tiempo para todos.
  3. Confirme las zonas horarias para las reuniones, no asuma que todos los participantes se encuentran dentro de la misma franja horaria.

 ¿Qué herramientas son útiles?

Por lo que se refiere a la elección de herramientas interactivas para reuniones virtuales, hay que revisar cuidadosamente las características que poseen y ver cuáles son las que mejor se ajustan a sus necesidades. Para mejorar la conexión entre los equipos virtuales, lo ideal es utilizar plataformas de videoconferencia, esto fomenta la cercanía entre los trabajadores, ayuda a mantener el interés, se ofrece una personalización de la conversación y permite que capte más señales, en cuanto a expresión facial y lenguaje corporal se refiere, que si fuesen reuniones basadas en audio o chat.

Debido a estos diferentes canales de comunicación que se logran mediante las videoconferencias, será más fácil para los participantes entender correctamente el mensaje que el orador quiere expresar. Tenga en cuenta que sólo un pequeño porcentaje de la comunicación consiste en las palabras reales que usted habla, las partes más importantes son la voz y la entonación y el lenguaje corporal del comunicador.

El físico Leonard Mlodinow lo resumió bien en una cita:

«La comunicación no verbal forma un lenguaje social que es en muchos aspectos más rico y fundamental que nuestras palabras».

Algunas de las plataformas de videoconferencia más usadas son:

  • Zoom
  • Skype
  • GoToMeeting
  • Cisco WebEx

Tools for virtual meetings

Además, se recomienda usar otras plataformas adicionales para obtener una experiencia virtual satisfactoria; herramientas que se permitan realizar encuestas y votaciones, capturar comentarios en tiempo real, recopilar información y añadir notas, entre otros.
No sólo se pueden utilizar para tener una idea de las opiniones de los miembros del equipo, sino también para motivarlos a participar debido a la interactividad de estas herramientas.

Algunas de las plataformas que proponemos son:

  • Poll Everywhere
  • Linoit
  • Tricider

Después de asegurarse de que su equipo va a poder acceder correctamente a estas herramientas seleccionadas, es necesario tener un plan B para posibles problemas técnicos, y elaborar una lista con respuestas a preguntas sobre su funcionamiento o sobre los fallos técnicos más comunes.

¿Quiénes el responsable de la reunión?

Bien es cierto que, en comparación con las reuniones presenciales, las reuniones virtuales suponen un mayor tiempo de preparación y estrategias de comunicación. Por esta razón, es necesario nombrar a una persona encargada de coordinar las reuniones y capaz de guiar la discusión, esta es la función del facilitador. El facilitador es la figura que se ayudará a mediar y mejorar la comunicación en el espacio de trabajo virtual, se asegurará de que todos los asistentes se involucren y tengan las mismas oportunidades de hablar.

Para iniciar las reuniones se puede hacer uso de un “rompehielos”. Los rompehielos pueden ser: preguntas de debate, preguntas individuales, actividades, juegos… Por ejemplo, podría hacer que cada asistente hable de su película favorita, o que se muestre una imagen de su mascota. Esta acción al inicio se traduce en una mejora del desarrollo de la conversación, ya que, cuando los participantes no se conocen o no han tenido mucho tiempo u oportunidad de relacionarse, los familiariza, relaja el ambiente y refuerza las relaciones interpersonales.

¿Cómo hacer seguimiento de las personas?

Organize virtual meeting

Cuando su trabajo depende de un equipo, la motivación es uno de los mejores instrumentos para asegurarse que las personas con las que trabajas tengan un rendimiento óptimo. Para animar a estas personas a que presenten las actividades requeridas, lo mejor es hacerles saber que se está llevando a cabo un seguimiento de sus tareas. Otra opción que proponemos es asignar fechas límite: “Necesito esto el martes, entonces te preguntaré cómo ha ido”. Esto hará que después de unos seguimientos, la gente se habitúe a un funcionamiento determinado, se dé cuenta de la responsabilidad que acarrea y, por ende, actúe en consecuencia.

Para realizar un seguimiento durante las reuniones virtuales y que los participantes se vean alentados a mantener la atención, es importante:

  • Mantener una comunicación activa
  • Detener el discurso y solicitar la opinión de los asistentes
  • Proponer actividades que requieran una retención de información
  • Realizar preguntas a personas en concreto

Así pues, sería de gran ayuda realizar al final de la conferencia una evaluación del funcionamiento de ésta, pedir que rellenen una encuesta de satisfacción y sugerir que planteen mejoras para el funcionamiento.

Por lo tanto, es muy importante también hacer un seguimiento de las reuniones virtuales después. Esto se puede hacer con una evaluación individual o de grupo, una retroalimentación anónima, la distribución del protocolo o incluso reuniones de seguimiento individuales más pequeñas donde se pueden definir más detalles.

El protocolo debería incluir lo siguiente:

– Hora y fecha del comienzo y del final de la reunión

– Nombres de todos los presentes y disculpas por la ausencia

– Todos los temas de la agenda

– Cada decisión que se tomó, Fecha, hora y lugar de la próxima reunión

Es importante recordar: Una reunión nunca se sostiene por sí misma, es una herramienta en el camino para lograr resultados.

¿Cómo puede DL apoyar el proceso?

Las reuniones virtuales pueden suponer un gran desafío para las compañías, especialmente debido a la situación y rápido cambio en el que vivimos. DL puede ayudar en el proceso de evolución ofreciendo entrenamientos, consejos para reuniones virtuales y ayudando a establecer el procedimiento correcto.
También, proporcionando cursos online para mejorar las competencias y que los trabajadores conozcan el comportamiento correcto en este tipo de ambiente.
Uno de los cursos explica en detalle la organización y el seguimiento de las reuniones virtuales, dando consejos y sugerencias que se puede aplicar en su empresa de inmediato.

No dude en contactarnos y resolveremos todas las dudas en su proceso de adaptación al trabajo virtual, trabajaremos juntos hasta conseguirlo.