Free workers and virtual meetings

Welche Prozesse sind notwendig?

 Virtuelle Meetings sind eine großartige Option für Unternehmen. Sie boomen aufgrund der aktuellen-Situation angesichts Covid-19 sowie dank des technologischen Fortschritts, den wir erleben. Das Aufkommen von Software und Produktivitätswerkzeugen erleichtert unsere täglichen Aufgaben und wird nun auf einen virtuellen Arbeitsraum angewandt.

Es wurde festgestellt, dass die Kosten für den Betrieb mit einem virtuellen Netzwerk viel geringer sind als die Kosten für den Betrieb von herkömmlichen Arbeitssituationen. Außerdem ermöglicht es den Unternehmen, ihre Arbeitsmethoden und Personalsuche in Bezug auf die Mitarbeiter zu erweitern.

Ein weiterer Vorteil ist eine erhebliche Produktivitätssteigerung, da diese digitalen Dienste die Arbeitnehmer vom Pendeln und von bestimmten administrativen Aufgaben befreien. Allerdings sind ein Protokoll und Betriebsregeln erforderlich, um eine produktive virtuelle Arbeitsmethode für Ihr Unternehmen erfolgreich zu etablieren.

Zunächst einmal ist es wichtig, einen ruhigen und aufgeräumten Arbeitsraum zu ermöglichen, obwohl ein offizielles, gemeinsames Büro nicht mehr erforderlich ist. Dies wird Ihnen helfen, Ihre virtuellen Aufgaben und Besprechungen mit Leichtigkeit zu erfüllen und Ablenkungen zu vermeiden.

Damit virtuelle Besprechungen ordnungsgemäß ablaufen können, muss ihnen eine gewisse Vorbereitungszeit gewidmet werden.

Zuerst müssen Sie die Plattform auswählen, die Sie benutzen werden und im Voraus folgende Angaben an alle Teilnehmer senden: den Link der Sitzung, die Startzeit und gegebenenfalls die Anmeldedaten bzw. das Passwort.

Der nächste Schritt ist die Planung und Kommunikation der Themen, die während des Treffens diskutiert werden sollen sowie die Festlegung einer Organisationsmethode, damit alle Teilnehmer ihre Meinungen und Ideen einbringen können.

Eine Methode besteht darin, die Reihenfolge in der Videokonferenz alphabetisch oder nach Bildschirmreihenfolge festzulegen.

Ebenso ist die Einführung von Grundregeln für virtuelle Besprechungen erforderlich. Es ist unerlässlich, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie virtuellen Umgebungen die Verantwortung haben, maximale Aufmerksamkeit zu gewährleisten, was bedeutet, dass sie während des Verlaufs der Sitzungen keine anderen Aufgaben erledigen können.

Um Ablenkungen durch Hintergrundgeräusche in ihrer Umgebung zu vermeiden, kann den Anwesenden darüber hinaus geraten werden, ihre Mikrofone stumm zu schalten, während sie nicht sprechen.

Hier sind einige wesentliche Regeln für virtuelle Sitzungen:

  1. Benutzen Sie während der Besprechungen die Tastatur nicht, sie kann störend und ablenkend wirken.
  2. Laden Sie nur diejenigen ein, die eingeladen werden müssen. Mitarbeiter einzuladen, die nicht dabei sein müssen, ist für alle eine Zeitverschwendung.

3.Bestätigen Sie Zeitzonen für Besprechungen, gehen Sie nicht davon aus, dass sich alle Teilnehmer in derselben Zeitzone befinden.

Welche Tools sind hilfreich?

Wenn es um die Auswahl interaktiver Werkzeuge für virtuelle Treffen geht, müssen wir die Funktionen, die sie bieten, sorgfältig prüfen und auswählen, welches am besten zu unseren Bedürfnissen passt. Um die Beziehungen zwischen virtuellen Teams zu verbessern, wird empfohlen, Videokonferenz-Plattformen zu verwenden. Diese fördern die Nähe zwischen den Mitarbeitern, helfen das Interesse aufrechtzuerhalten, bieten eine Personalisierung des Gesprächs und ermöglichen es Ihnen, nonverbale Signale wie Gesichtsausdruck und Körpersprache aufzunehmen, anders als in Chat- oder Audiositzungen.

Aufgrund dieser verschiedenen Kommunikationskanäle, die Sie mit Hilfe von Videokonferenzen erreichen, wird es für die Teilnehmer einfacher sein die Botschaft des Sprechers, richtig zu verstehen. Denken Sie daran, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Kommunikation aus den von Ihnen gesprochenen Wörtern besteht, umso wichtiger sind die Stimme und Intonation sowie die Körpersprache des Sprechers.

Der Physiker Leonard Mlodinow hat dies in einem Zitat gut zusammengefasst:

„Die nonverbale Kommunikation bildet eine soziale Sprache, die in vielerlei Hinsicht reicher und grundlegender ist als unsere Worte.“

Um Ihre Videokonferenzen einzurichten, finden Sie hier einige der beliebtesten Hilfsmittel:

– Zoom

– Skype

– GoToMeeting

– Cisco WebEx

Tools for virtual meetings

Darüber hinaus wird dringend empfohlen, andere zusätzliche Plattformen zu nutzen, um eine zufriedenstellende und weitreichende virtuelle Erfahrung zu sichern; Werkzeuge, um Umfragen und Abstimmungen durchzuführen, Kommentare in Echtzeit zu erfassen, Informationen zu sammeln und Notizen hinzuzufügen. Sie können nicht nur verwendet werden, um sich ein Bild von den Meinungen der Teammitglieder zu machen, sondern auch, um sie aufgrund der Interaktivität dieser Tools zur Teilnahme zu motivieren.

Einige der Plattformen, die Sie in Ihren Sitzungen ausprobieren können, sind:

– Poll Everywhere

– Linoit

– Tricider

Nachdem sichergestellt ist, dass Ihr Team in der Lage ist, auf diese ausgewählten Werkzeuge korrekt zuzugreifen, ist es notwendig, einen Plan B für mögliche technische Probleme zu entwickeln und eine Liste mit möglichen Antworten auf Fragen zur Funktionalität oder zu den am häufigsten auftretenden technischen Fehlern zu erstellen. Unterstützen Sie Ihr Team und vermeiden so Ängste und Unsicherheiten der virtuellen Arbeit.

Wer ist für das Meeting verantwortlich?

Organize virtual meeting

 Es stimmt, dass virtuelle Treffen im Vergleich zu persönlichen Treffen mehr Vorbereitungszeit und Kommunikationsstrategien erfordern. Aus dem gleichen Grund ist es notwendig, eine Person zu ernennen, die für die Koordination der Treffen verantwortlich ist und die Diskussion leiten kann, dies ist die Rolle des Moderators.

Der Moderator ist die Person, die die Kommunikation im virtuellen Arbeitsraum koordiniert und verbessert und sicherstellt, dass alle Teilnehmer einbezogen werden und die gleichen Möglichkeiten haben, ihre Meinung zu äußern.

Die Sitzungen können mit einem Eisbrecher begonnen werden. Die Eisbrecher können Aktivitäten, Spiele, Diskussionsfragen oder einfach nur Fragen sein, die individuell beantwortet werden müssen. Sie könnten zum Beispiel alle bitten, über ihren Lieblingsfilm zu sprechen oder Ihnen ein Bild ihres Haustiers zu zeigen.

Diese einfache Handlung zu Beginn führt zu einer Verbesserung der Gesprächsentwicklung, da die Teilnehmer einander nicht gut kennen oder nicht viel Zeit oder Gelegenheit hatten, sich zu unterhalten. Die Interaktion macht sie vertraut, entspannt die Atmosphäre und stärkt die zwischenmenschlichen Beziehungen.

Wie bereiten Sie die Treffen nach?

Wenn Ihre Arbeit von einem Team abhängt, ist Motivation eines der wichtigsten Instrumente, um sicherzustellen, dass die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, ihr Bestes geben. Um die maximale Motivation zur Erledigung der erforderlichen Aufgaben bei den Mitarbeitern zu erreichen, sollten Sie sicherstellen, dass ihre Aufgaben weiterverfolgt werden und ihnen somit Bedeutung suggerieren.

Ein anderer Ansatz, den wir vorschlagen, ist die Zuweisung von Fristen, z.B. „Ich brauche das bis Dienstag, dann werde ich es überprüfen“. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Leute nach einigen Follow-ups an eine bestimmte Leistung gewöhnen, sich der damit verbundenen Verantwortung bewusstwerden und dementsprechend handeln.

Es ist wichtig, während der virtuellen Treffen den Überblick zu behalten, damit die Teilnehmer angeregt werden, konzentriert zu bleiben. Um dies zu erreichen, sollten Sie die folgenden Ratschläge beachten:

– Pflegen Sie eine aktive Kommunikation

– Machen Sie Diskussionspausen und bitten Sie um Rückmeldung

– Aktivitäten einführen, die die Erinnerung von Informationen erfordern

– Stellen Sie Fragen direkt an bestimmte Personen

Deshalb ist es wirklich wichtig, auch virtuelle Treffen im Nachhinein weiterzuverfolgen. Dies kann durch eine Einzel- oder Gruppenevaluation, anonymes Feedback, die Verteilung des Protokolls oder auch durch einzelne kleinere Nachfolgetreffen erfolgen, bei denen weitere Details festgelegt werden können.

Das Protokoll des Meetings sollte Folgendes enthalten:

– Zeit und Datum des Beginns und des Endes der Sitzung

– Namen aller Anwesenden oder Abwesenheitsnotiz

– Alle Tagesordnungspunkte

– Jede Entscheidung, die getroffen wurde

– Datum, Zeit und Ort des nächsten Treffens

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern: Ein Treffen steht niemals für sich selbst, es ist ein Werkzeug, das uns hilft, Ergebnisse effizient zu erzielen.

Wie kann DL den Prozess unterstützen?

Virtuelle Besprechungen können für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen, insbesondere im Hinblick auf die Situation und die schnelle Veränderung. DL kann Ihnen bei dem Veränderungsprozess helfen, wir bieten Coachings und Trainings für virtuelle Meetings an und unterstützen Sie dabei, den richtigen Prozess zu etablieren.

Des Weiteren haben wir ein breites Angebot an Online-Kursen zum Thema virtuelles Arbeiten, die auf verschiedenste Themen eingehen. Einer der Kurse beschäftigt sich explizit mit der Organisation und Nachbereitung von virtuellen Meetings und gibt praktische Tipps und Ratschläge, die Sie direkt in Ihrem Unternehmen anwenden können. Kontaktieren Sie uns gerne und wir werden mit Ihnen gemeinsam alle Zweifel im Anpassungsprozess an die virtuelle Arbeit ausräumen.