Home office : seperate private and work life

Warum ist eine gute Work-Life-Balance bei der Arbeit von zuhause aus wichtig?

Wenn Sie in einem Büro oder an einem anderen Ort als Ihrem eigenen Zuhause arbeiten, ist es einfach, Arbeit und Privatleben zu trennen. Durch den Transfer zwischen Arbeit und Zuhause oder die Nutzung eines Transportmittels, geht Ihr Gehirn davon aus, dass Sie nicht mehr arbeiten.

Während der Arbeit von zuhause aus ist diese Trennung nicht mehr vorhanden, da Sie den Wechsel der Umgebung nicht vornehmen. Deshalb ist es wichtig, ein gutes Zeitmanagement zu haben und zuhause den richtigen Arbeitsraum einrichten. Sie sollten sich auch der Tatsache bewusst sein, dass bei der Arbeit zuhause der gleiche Zeitplan eingehalten werden muss wie im Büro und Sie die gleichen Aufgaben erledigen müssen, wie Sie es gewöhnlich tun.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeit gut organisieren und planen, da sonst die Gefahr besteht, dass Sie Überstunden machen und das notwendige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben vernachlässigen. Freizeit ist sehr wichtig, um den eigenen Hobbies nachzugehen und abschalten zu können. Aber Sie dürfen nicht vergessen, dass es auch andersherum problematisch sein kann. Wenn Sie zuhause sind, gibt es viele Ablenkungen um Sie herum, die Sie daran hindern können, die erforderliche Arbeit normal zu erledigen.

Was ist virtuelle Arbeit?

Der einzige Unterschied zwischen virtueller Arbeit und der üblichen Arbeitsweise in einem Büro besteht darin, dass der virtuelle Mitarbeiter seine Aufgaben von einem anderen Ort aus erledigt, sei es zu Hause oder anderswo.

Aus diesem Grund muss jeder Mitarbeiter über eine stabile Internetverbindung und einen Zugang zu den internen Plattformen oder dem Intranet des Unternehmens verfügen, um auch außerhalb des Büros produktiv arbeiten zu können. Kommunikation ist ebenfalls grundlegend für eine gute Arbeitsleistung.

Die häufigsten virtuellen Arbeitsplätze sind jene, die im Zusammenhang mit Sprachausbildung, Übersetzungen, Callcentern, Marketing oder virtueller Verwaltung stehen.

Wie wirkt sich das auf das Unternehmen aus?

Die Arbeit der Mitarbeiter von zuhause aus birgt einige Vorteile:

Zunächst einmal steigt die Produktivität durch einfache Dinge wie das Vermeiden von Reisen erheblich, da es Zeit spart und Rückschläge wie Verkehr oder schlechtes Wetter vermieden werden. Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit noch komfortabler als im Büro, da sie sich in einer Umgebung befinden, in der sie sich entspannen können.

Zweitens bedeutet das virtuelle Arbeiten für das Unternehmen eine erhebliche Kostensenkung, da keine großen Büros für die Mitarbeiter eingerichtet werden müssen. Da auch kein spezifischer Standort erforderlich ist, können Arbeitnehmer aus den interessantesten Märkten rekrutiert werden, in dem Sinne, dass ein Unternehmen, wenn es seinen Markt beispielsweise in Lateinamerika entwickeln will, lateinamerikanische Arbeitnehmer ohne Eintrittsbarriere einstellen kann.

Natürlich gibt es gleichzeitig auch Risiken, wie z.B. Probleme mit der Internetverbindung, mangelnde Kontrolle über die Mitarbeiter und mögliche Ablenkungen, wie oben bereits erwähnt. Glücklicherweise können diese Probleme leicht gelöst werden, da technische Ausfälle bei der Internetverbindung nicht vom Mitarbeiter zu verantworten sind und genauso im Büro auftreten könnten. Bei den anderen Schwierigkeiten geht es darum, von zu Hause aus adäquate Arbeitsprozesse einzurichten, die es erlauben, diese Alternative zu optimieren. Zu diesem Zweck können den Mitarbeitern die notwendigen Tools zur Verfügung gestellt werden.

Welche Schritte sollte das Unternehmen einleiten?

Avantages and inconveniences of the home office

  1. Befähigen Sie die Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen.
  2. Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern aufbauen.
  3. Erzielen Sie Ergebnisse durch gutes Zeitmanagement.

Von dem Moment an, in dem das Unternehmen beschließt, virtuelle Arbeit einzuführen und die Arbeit mit persönlicher Präsenz hinter sich zu lassen, muss es berücksichtigen, dass sich die meisten seiner Mitarbeiter zunächst an diese neue Situation gewöhnen müssen. Dies ist ein Schritt, der mit größerer Vorsicht, mit einer angemessenen Schulung und natürlich mit der Einführung bestimmter Software und Tools durchgeführt werden muss. Persönliche Beziehungen sind ein sehr wichtiger Faktor, sodass Sie berücksichtigen müssen, dass die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern von wesentlicher Bedeutung ist.

Der erste Schritt entspricht der Schulung der Mitarbeiter in den neuen Formen der virtuellen Organisation, da es eine Vielzahl von Werkzeugen gibt, um die Aufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel Trello, Google Calendar, Microsoft Office online oder Dropbox. Es ist notwendig den Mitarbeitern zu demonstrieren, dass virtuelle Werkzeuge die gleiche Funktionsweise haben wie z.B. die Traditionellen: Früher haben Sie die Wochenziele an der Tafel im Korridor des Büros markiert, jetzt tun Sie dasselbe mit Trello-Karten.

Wie bereits erwähnt, ist es für ein angenehmes Arbeitsumfeld notwendig, Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern aufzubauen, noch mehr im Falle der virtuellen Arbeit. Diese Beziehungen werden durch den ständigen Informationsaustausch zwischen beiden Parteien und durch effiziente Kommunikation gestärkt.

Schließlich ist daran zu erinnern, dass das Zeitmanagement an die Erzielung von Ergebnissen gebunden ist. Deshalb müssen die Mitarbeiter managen und lernen, wie sie den Arbeitstag am besten von zu Hause aus verbringen können, um alle Ziele zu erreichen.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter im Prozess der Zeitplanung, indem Sie beispielsweise Management-Tools (wie z.B. Trello oder Jira) einführen und diese auch gemeinsam nutzen. Eine bewährte Möglichkeit ist hierbei, für jedes Projekt ein Board zu erstellen und mit allen Beteiligten zu teilen. Die jeweiligen Aufgaben sollten mit dem aktuellen Status (z.B. „To do“, „Erledigt“ oder „Problem zu lösen“), den zuständigen Team-Mitgliedern und der geplanten Deadline versehen werden. Somit ist jeder immer auf dem aktuellsten Stand, kennt die Aufgaben der Kollegen und doppelte Arbeit wird vermieden, was bei virtueller Zusammenarbeit oft ein Problem darstellt.

Dabei sollte das Unternehmen das Wohl der Mitarbeiter niemals aus den Augen lassen. Werden Mitarbeiter zur Einhaltung der Arbeitszeiten und zur individuellen Trennung des Arbeits- und Privatlebens bestärkt, führt das zu höherer Zufriedenheit, sowohl persönlich als auch professionell. Folglich wird dadurch nebenbei nicht nur die Produktivität, sondern auch das Image des Unternehmens verbessert.

Welche Schritte sollte der Mitarbeiter unternehmen?

How to find the Work Life Balance

  1. Wählen Sie einen separaten Raum nur für die Arbeit.
  2. Informieren Sie Ihre Freunde und Familie über Ihre Arbeitszeiten.
  3. Stellen Sie Ihr privates Telefon stumm.

Natürlich gibt es wie in jedem Vertrag zwei Parteien und nicht alles hängt vom Unternehmen ab. Auf Seiten des Arbeitnehmers muss ebenso professionell gehandelt werden. Darüber hinaus gibt es bestimmte Änderungen, die zuhause vorgenommen werden sollten, um sie an die Erfordernisse der Arbeit anzupassen.

– Der Arbeitsbereich. Die Wahl eines bestimmten Standorts hilft Ihnen bei der Anpassung an die Arbeit. Ideal ist es, einen Raum zu wählen und nur für die Arbeit einzurichten, wo Sie einen Schreibtisch, genügend Platz und gute Belüftung haben. Wo Sie sich außerdem wohl fühlen und motiviert sind, die Aufgaben auszuführen.

– Stellen Sie einen Arbeitsplan auf und teilen Sie diesen Ihren Freunden und Verwandten mit. So wie diese Sie im Büro nicht stören, sollten sie auch jetzt Ihre Arbeit nicht stören. Kleiden Sie sich so, wie Sie sich für das Büro anziehen würden. Es wird Ihnen helfen, aufzuwachen und zu erkennen, dass der Tag beginnt und Sie sich auf die nächste Tätigkeit konzentrieren, die Sie tun: die Arbeit.

– Machen Sie von Zeit zu Zeit Pausen. Eine Möglichkeit ist, die gleichen Pausen wie im Büro beizubehalten: Mittagessen und Kaffeepause. Es ist wichtig, dass die Pausen nicht länger als nötig dauern und nicht in kurzen Zeitabschnitten wiederholt werden, da sonst Ihre Leistung nachlässt.

– Vermeiden Sie Ablenkungen. Einige Möglichkeiten sind die Stummschaltung des privaten Telefons, die Deaktivierung von Verbindungen zu Streaming-Plattformen (Netflix, HBO…) und das Vermeiden sozialer Netzwerke auf dem Computer. All diese Aktivitäten können in Ihrer Freizeit und in den Pausen durchgeführt werden. Sie sollten auch Multitasking vermeiden, während Sie arbeiten und keine anderen Aufgaben im Haushalt durchführen: Sie können sie vorher oder nachher erledigen.

– Suchen Sie sich Aktivitäten, die Sie nach dem Arbeitstag ausführen können und denken Sie daran, wann Sie die Arbeit beenden sollten. Einen Zeitplan einzuhalten, obwohl Sie zuhause sind, fördert die Konzentration und Effizienz der arbeitsbezogenen Aufgaben.

Durch die richtige Balance zwischen Arbeit und Freizeit werden Sie motivierter und gleichzeitig zufriedener sein.

Und keine Sorge, Sie werden sehen, dass das Arbeiten von Zuhause aus ohne Prokrastination durchaus möglich ist! Versuchen Sie, diese Tipps im Arbeitsalltag Schritt für Schritt umzusetzen und Sie werden sicher schnell eine Steigerung des persönlichen Wohlbefindens und gleichzeitig der Produktivität spüren.

Welche Unterstützung bietet Digital Latam?

Wie bereits erwähnt, liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, seinen Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge zur ordnungsgemäßen Ausführung ihrer Arbeit zur Verfügung zu stellen. Eines dieser Instrumente ist eine Schulung, die darauf ausgerichtet ist, die für diese neue Arbeitsweise am meisten benötigten Soft Skills wie Professionalität, Verantwortung, Konzentration und virtuelle Organisation zu stärken.

Bei Digital Latam, einer Agentur, die auf digitales Lernen und die Schulung für Unternehmen spezialisiert ist, verfügen wir über alle Tools und Fachkräfte, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter so zu schulen, dass sie die gleichen Tätigkeiten bei virtueller Arbeit durchführen können, auch ohne persönlich im Büro anwesend zu sein.

Wegen des großen Nutzens einer angepassten und interaktiven Ausbildung fokussieren wir in unserer Agentur das Lernen auf die praktische Anwendung, bei dem sich die Mitarbeiter, die nun Lernende sind, jederzeit als Teil des Prozesses fühlen und aktiv an seiner Anpassung teilnehmen. Dies erreichen wir mit Hilfsmitteln wie Erklärvideos, realen Situationen in Filmen und einer Lernplattform, die stets den Fortschritt anzeigt, den Schwierigkeitsgrad anpasst und sogar Feedback über den Chat gibt.

Zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen und wir werden alle Zweifel, die Sie bei der Einführung virtueller Arbeit haben, aus dem Weg räumen. Wir unterstützen Sie gerne und arbeiten mit Ihnen zusammen, bis Sie Ihre Ziele erreicht haben.